Página de eventos da UNICENTRO

Manual do Coordenador do Evento

Para os usuários que optam pela opção de auto-administração de site, chamada de modalidade de Site Completo (vide abaixo nesta página), utilizará duas estruturas para configuração e gerencia do seu site.

• A primeira, e principal, em que constarão a maior parte das configurações, é a área administrativa no próprio site do evento.
• A segunda, são as opções no SGU - Módulo de Eventos, o qual deve ser solicitado sua instalação, via Ordem de Serviço, em uma máquina do setor.

O manual do coordenador do Evento, com informações detalhadas de operação, pode ser acessado no link abaixo:

.:: GUIA DO COORDENADOR - Solicitação, configuração e customização do site de eventos ::.

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Eventos institucionais

Entendem-se por eventos institucionais projetos de ensino, pesquisa ou extensão relativos a seminários, semanas, congressos de estudo promovidos por setores da Unicentro.

A Coordenadoria de TI fornece o suporte tecnológico para assessorar desde a criação do site com menu informativos, inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), até a publicação online dos anais do evento.

Listagem de eventos em andamento na instituição

• http://eventos.unicentro.br

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Escolha do modelo de Site de Evento: Somente inscrição ou Site completo

Para esta escolha, o coordenador do evento deve considerar os seguintes fatores:

• 1) O processo do evento deve estar protocolado.

• 2) Opta-se por uma modalidade de site de evento (itens 3 e 4 abaixo) considerando-se:
  • 2.1) Número de recursos que deseja no site.
    • a) somente inscrição, ou;
    • b) além de inscrição, postagem de trabalho/resumo, inscrição em atividades (minicursos, oficinas, etc).
  • 2.2) Disponibilidade de tempo até a ativação do site.
    • a) imediata (24 horas), ou;
    • b) uma semana ou mais.

Se as respostas foram ambas "a", deve-se utilizar Somente Inscrição (item 3). Caso uma das respostas seja "b", deve-se utilizar a opção Site Completo (item 4).

• 3) Optando-se por "Somente Inscrição" (Central de Arrecadação).

Esta categoria permite a abertura de eventos de maneira mais rápida e simples, porém, com menos recursos e autonomia no site ao coordenador. São necessários dois passos:

• • 3.1) Contatar a Diretoria Financeira para criação da inscrição, e posteriormente para relatórios de inscritos e extrato financeiro;
  • 3.2) Contatar a Coordenadoria de Comunicação Social (COORCS) para criação do site informativo;

A parte informativa do evento é feita pela Coordenadoria de Comunicação Social, e a inscrição e geração do boleto fica em um site geral de geração de boletos, chamado de Central de Arrecadação. Para adição do evento na Central, deve ser contatada a Diretoria Financeira.

A Central de Arrecadação permite a criação de um evento e diversas categorias associadas a ele. Cada categoria pode ter um valor bem como período de inscrição distinto.

O acompanhamento de inscrições e pagamentos só pode ser feito mediante solicitação de relatório junto à Diretoria Financeira. Nesta categoria, a COORTI também não ofere o serviço de criação do site de anais do evento.

• 4) Optando-se por "Site Completo" (Gerador de Site):

Esta é a opção mais completa, onde o coordenador tem controle total sobre a estrutura do site.

• • 4.1) Acessar o site http://www.unicentro.br/solicitacao_evento, com usuário e senha do SGU e preencher formulário inicial;
  • 4.2) A Coordenadoria de TI processa as informações prestadas no formulário inicial e gera a estrutura básica do site;
  • 4.3) São enviadas por e-mail, ao coordenador do evento (informado no formulário inicial), os links do site e da área administrativa;
  • 4.4) O coordenador acessa a área administrativa e configura o site com as características do evento.

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Financeiro

Em ambas as categorias de site, serão gerados boletos para o participante efetuar o pagamento. Esse boleto poderá ser pago em qualquer agência da rede bancária.

Cada evento tem um código de identificação dentro do sistema financeiro. O valor pago pelo participante através do boleto é debitado na conta bancária da Unicentro, porém identificado pelo código do evento. Dessa maneira, mesmo sendo em uma conta geral da instituição, os valores pagos direcionados ao evento são identificados no módulo financeiro do SGU.

O retorno do banco em relação a boletos pagos se dá em um período entre 24 e 48 horas. Assim que ocorre, tanto o coordenador quanto o participante tem a informação no site ou no sistema on line.

Há uma tarifa cobrada pelo banco para a gestão dos boletos. Porém, somente boletos pagos são cobrados.

Maiores informações podem ser obtidas na Diretoria Financeira, ramal 1028.

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Criação do site de anais do evento

• Pré-requisitos
  • Os trabalhos necessariamente tem que estar avaliados via sistema (categoria "gerador de site", status de avaliação "aceito").
  • Devem ser enviadas, por e-mail, as informações adicionais do site (créditos, comissão organizadora, etc).
  • Não é possível acrescentar trabalhos que não tenham sido postados no sistema on line pois o sistema de
• Prazos
• Exemplo de site de anais

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Controle de presença com leitor de código de barras

O controle de presença com leitor de código de barras exige a utilização da modalidade "Site completo" para acesso às informações dos participantes e geração dos crachás com código de barras. Para mais informações, consulte a equipe de suporte. Para informações sobre o padrão de etiqueta a ser utilizado, veja o FAQ.

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Gestão de sites de eventos: Módulo de Coordenação do evento

A gestão de site de eventos diz respeito à modalidade "Site completo". Se você optou pelo modelo "Somente inscrição" (diretamente com a equipe financeira) não há necessidade de consulta a essa documentação. Para tirar dúvidas ou solicitar relação de participantes (inscritos, pagantes, não pagantes, etc) dirija-se à Diretoria Financeira (ramal 1028). O link abaixo apresenta a documentação para todo o processo de solicitação, configuração e customização do site aprovado para o evento solicitado.

Guia do coordenador - Solicitação, configuração e customização do site de eventos

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Sistema de Eventos - Ajuda (Participante e Avaliador)

Descrição geral sobre o sistema de eventos. Acesse: Ajuda do Sistema de Eventos