Mudanças entre as edições de "SGUWEB OS"

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* 3) Após isso sera aberta uma nova tela, da qual deve ser clicado o ícone '''“Minhas Ordens de Serviço”'''
 
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* 4) A tela seguinte exibirá uma listagem com todas as suas ordens de serviços já abertas. Aqui você poderá consultar posteriormente informações de andamento e status de uma determinada OS.
 
* 4) A tela seguinte exibirá uma listagem com todas as suas ordens de serviços já abertas. Aqui você poderá consultar posteriormente informações de andamento e status de uma determinada OS.
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[http://www.youtube.com/watch?v=e8Zlr3oH1xY&list=PL95DE9777632A6E1B&index=5&feature=plpp_video Como fazer uma solicitação de serviço à Coorti - Ordem de Serviço]
 
[http://www.youtube.com/watch?v=e8Zlr3oH1xY&list=PL95DE9777632A6E1B&index=5&feature=plpp_video Como fazer uma solicitação de serviço à Coorti - Ordem de Serviço]
  
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==Gestão de atendimentos==
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01. Alguns prestadores permitem e a escolha do responsável pela Ordem de Serviço, caso contrário o gestor de atendimentos é quem determina o responsável conforme necessidade. O gestor ao visualizar o campo '''responsável''' em branco, deve clicar em '''alocar''' para encaminhar a Ordem de Serviço.
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02. A pessoa escolhida no campo '''responsável''' é quem tem a finalidade de '''encerrar''' a Ordem de Serviço.
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03. O gestor deve escolher no campo '''atendente''' a mesma pessoa do campo '''responsável''' ou então, conforme haja necessidade o gestor pode encaminhar a Ordem de Serviço para mais de uma pessoa atendê-la, pois a Ordem de Serviço pode  conter vários atendimentos. Por exemplo o usuário pode solicitar em uma mesma ordem um pedido de criação de login e também o compartilhamento de uma pasta, sendo que o gestor da ordem pode direcionar a mesma para duas pessoas diferentes.
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04. Após o direcionamento da Ordem de Serviço, no campo '''solução/encaminhamento''' o gestor ainda pode detalhar para cada atendente como as atividades devem ser realizadas. No campo '''serviço''' o gestor pode escolher o tipo de atendimento, como por exemplo, criação de login. Feito tudo isso, clique em '''salvar''' e '''fechar''' e posteriormente a ordem será encaminhada diretamente ao atendente.
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==Instruções de utilização para o Atendente==
 
==Instruções de utilização para o Atendente==
 
===Visão geral===
 
===Visão geral===
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*O módulo Ordem de Serviço '''O.S''' é um sistema gestor de tarefas que colabora para atender diversos setores da '''UNICENTRO''' que prestam serviços internos. O módulo permite a recepção de ordens de serviços, sua triagem e o controle dos atendimentos para sua resolução. O módulo Ordem de Serviço '''O.S''', inclui várias funções para dinamizar o trabalho. Logo abaixo, temos um passo a passo de todas essas funções que estão incluídas nesse '''Módulo''', Filtros, Ações, Atendimento, Agendamento, Finalização, Reabertura, Anexo de arquivos, Adicionar seguidores, Interações, Encaminhamento de uma O.S e Encerramento. As instruções desses procedimentos estão ligadas diretamente aos '''Atendentes''', para execução de um trabalho eficaz e de qualidade.
  
 
===Filtros e alteração de prioridade===
 
===Filtros e alteração de prioridade===
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* Se utiliza a opção de '''Filtros''' para fazer uma pesquisa das '''O.S''', essa '''Filtragem''' pode ser feita de várias maneiras.
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* No campo que está grifado em '''Verde''' a busca pode ser feita pelo '''N° da O.S''', no campo grifado em '''Preto''' pelo '''Nome do solicitante''', no campo grifado em '''Azul''' pelo '''conteúdo da O.S''', no campo grifado em '''Roxo''' pela '''Prioridade da O.S''' e no campo grifado em '''Marrom''' pelo '''Status da O.S'''.
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===Ações===
 
===Ações===
  
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* Para poder finalizar as '''OS''' é necessário que inclua uma ação, ou seja, o que o atendente fez referente a '''OS''' enviada. Aqui temos um passo a passo de como incluir essa ação.
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* Para poder finalizar os '''Atendimentos''' é necessário que inclua uma '''Ação''', ou seja, o que o atendente fez referente a esse atendimento. Aqui temos um passo a passo de como incluir essa '''Ação'''.
  
 
* Após ter feito o atendimento da '''OS''' clique em '''Ação'''.
 
* Após ter feito o atendimento da '''OS''' clique em '''Ação'''.
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* Após ter clicado em '''Ação''' siga as seguintes instruções: Onde está marcado em cor '''PRETA''' inclua a data e hora que o atendimento foi iniciado e concluído, logo onde está marcado em cor '''VERMELHA''' inclua a sua ação, ou seja, escreva o que você fez para solucionar o problema, na sequencia clique em '''SALVAR'''.
 
* Após ter clicado em '''Ação''' siga as seguintes instruções: Onde está marcado em cor '''PRETA''' inclua a data e hora que o atendimento foi iniciado e concluído, logo onde está marcado em cor '''VERMELHA''' inclua a sua ação, ou seja, escreva o que você fez para solucionar o problema, na sequencia clique em '''SALVAR'''.
  
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[[Arquivo:Ação.jpg]]
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* É necessário saber que se pode incluir mais de uma '''Ação''' na ordem de serviço.
 
* É necessário saber que se pode incluir mais de uma '''Ação''' na ordem de serviço.
  
 
====Atendimento====
 
====Atendimento====
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* O '''Atendimento''' engloba tudo o que o '''Atendente''' realiza no decorrer da '''O.S''' para solucionar o problema em questão, sabendo que pode ter mais de um '''Atendimento''' em uma única '''O.S'''.
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* Primeiramente clique em '''Atender'''.
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[[Arquivo:Encaminhamento_atender.jpg]]
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* Após ter clicado em '''Atender''', veja os  campos que estão grifado em '''Vermelho''', alí temos todas as opções de atendimento: '''Histórico''', '''Ação''', '''Agendamento''' e '''Finalizar'''.
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====Agendamento====
 
====Agendamento====
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* Utilizamos a opção de  '''Agendamento''' quando a '''O.S''' não pode ser atendida no dia de sua criação por alguns motivos. EX: setor fechado, solicitantes em reuniões, acumulo de '''O.S''' por parte dos atendentes, etc.
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* Após se deslocar ao setor e ver que não é possível fazer o atendimento o atendente deve criar um '''Agendamento''', abra a '''O.S''' e clique em '''AGENDAMENTO'''.
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[[Arquivo:Agendamento.jpg]]
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* Após ter clicado em '''Agendamento''' selecione a data que o atendimento será feito preenchendo o campo que está grifado em '''Vermelho''', logo no campo grifado em '''Preto''' coloque o motivo pelo qual esse '''Agendamento''' foi criado e clique em '''Agendar'''.
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* Após ter feito o '''Atendimento''' no dia '''Agendado''' crie uma '''Ação''' contendo o que foi feito para solucionar o problema da '''O.S'''.
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[[Arquivo:agendamento_ação.jpg]]
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* Após ter sido criada a '''Ação''' é necessário para finalizar a '''O.S''' que essa '''Ação''' seja associada com o '''Agendamento''', para isso clique em '''Histórico'''.
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* Após ter clicado em '''Histórico''' clique em '''Alterar'''.
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* Após clicar em '''Alterar''' clique em '''selecionar''' campo marcado em '''Vermelho''' e associe com o '''Agendamento''' feito, logo clique em '''Salvar'''.
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== Texto do cabeçalho ==
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====Finalização====
 
====Finalização====
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* Antes de '''Encerrar''' a O.S é necessário '''Finalizar''' o '''Atendimento'''.
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* Primeiramente clique em '''Atender'''
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[[Arquivo:Encaminhamento_atender.jpg]]
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* Antes de clicar em '''Finalizar''' onde está grifado em '''Vermelho''' é necessário que inclua uma '''AÇÃO''' explicado no tópico '''4.3'''.
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[[Arquivo:finalizar.jpg]]
  
 
====Reabertura====
 
====Reabertura====
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* A opção de '''Reabrir''' um '''Atendimento''' é utilizada quando algo ficou pendente nesse '''Atendimento''' finalizado e só pode ser feito por um '''Gestor de O.S'''.
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* Primeiramente clique em '''Alocar'''.
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* Após ter clicado em '''Alocar''', clique em '''Reabrir'''.
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===Anexar arquivos===
 
===Anexar arquivos===
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* A opção de '''Anexar Arquivo''' se utiliza quando, por exemplo, o usuário está com um problema em algum '''Arquivo''', assim podendo nos enviar esse arquivo.
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* Primeiramente clique em '''Atender'''.
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* Logo clique em '''Bandeja de Arquivos'''.
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* Após ter clicado em '''Bandeja de Arquivos''', clique em '''Escolher Arquivo'''.
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* Agora selecione o '''Arquivo''' desejado e clique em '''Abrir'''.
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* Para finalizar clique em '''Enviar'''.
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===Adicionar seguidores===
 
===Adicionar seguidores===
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* A opção de '''Adicionar seguidores''' é utilizada quando outros atendentes querem saber das informações contidas na '''O.S'''.
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* Primeiramente clique em '''Atender'''.
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* Logo clique em '''Seguidores'''.
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* Após clicar em '''Seguidores''', selecione o '''Seguidor''', ou seja, o atendente que terá acesso as informações contidas na '''O.S'''.
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* E para finalizar clique em '''Adicionar'''.
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===Interações===
 
===Interações===
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* A opção de '''Interação''' serve para o usuário e o atendente se comunicarem à respeito da '''O.S'''
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* Primeiramente clique em '''Atender'''
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* Logo, clique em '''Interação'''.
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* Agora, preencha o campo grifado em vermelho com a mensagem que será enviada e logo clique em '''Enviar''', grifado em preto.
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===Encaminhamento de uma OS===
 
===Encaminhamento de uma OS===
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* Se utiliza a opção de '''ENCAMINHAMENTO''' quando ao atender a O.S é verificado que o problema só pode ser resolvido por outro setor.
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* Primeiramente clique em '''Atender'''.
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[[Arquivo:Encaminhamento_atender.jpg]]
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* Após ter clicado em '''Atender''' clique em '''Encaminhamento'''.
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* Para concluir o '''Encaminhamento''' é necessário selecionar o campo que está em '''Vermelho''' e colocar o nome do '''Atendente''' que ira receber essa O.S, no campo grafado em '''Preto''' selecione o tipo de atendimento, onde está grifado em '''Verde''' adicione alguma informação sobre o problema verificado e logo clique em '''Salvar'''.
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[[Arquivo:selecionar_atendente.jpg]]
  
 
===Encerramento===
 
===Encerramento===
  
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* O '''Encerramento''' é a parte final de todo o processo de '''Atendimento''' da '''O.S'''.
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* Após ter realizado o '''Atendimento''' e criado uma '''AÇÂO''', clique em '''Finalizar'''.
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[[Arquivo:finalizar.jpg]]
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* Após ter clicado em '''Finalizar''' clique em '''ENCERRAR'''.
  
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==Instruções de utilização para o Gestor==
 
==Instruções de utilização para o Gestor==

Edição atual tal como às 15h04min de 7 de maio de 2015

SGUWEB - Módulo de Ordem de Serviço Institucional


Informações gerais

O módulo Ordem de Serviço (OS) é um sistema gestor de tarefas, colaborativo, que atenderá diversos setores da UNICENTRO que prestam serviços internos. O módulo permite a recepção de ordens de serviços, sua triagem e o controle dos atendimentos para sua resolução. Permite, também, a interação entre os solicitantes e atendentes através de mensagens, troca de arquivos e histórico das ações. Assim, todos os passos para a resolução da OS podem ser armazenados no sistema, apoiando a gestão do conhecimento organizacional. Ainda, o sistema permite o agendamento de ações, o controle de projetos, a verificação da agenda do setor e dos atendentes, apoiando o fluxo de informações.
Outra funcionalidade do módulo é a possibilidade do ajuste e acompanhamento de diversos indicadores de desempenho e de nível de serviço.
A ampla utilização desse sistema na instituição apoiará a otimização dos processos administrativos cujas execuções estão atreladas à prestação de serviços.


Instruções de utilização para o usuário

  • 2) A primeira ação a ser feita é logar-se ao sistema. Nesta janela você deve informar o seu login e sua senha do SGU, conforme o solicitado:
Sgulogin.jpg
  • 3) Após isso sera aberta uma nova tela, da qual deve ser clicado o ícone “Minhas Ordens de Serviço”
Ordem de servico.jpeg
  • 4) A tela seguinte exibirá uma listagem com todas as suas ordens de serviços já abertas. Aqui você poderá consultar posteriormente informações de andamento e status de uma determinada OS.
Ordem.jpg
  • 5) Para abrir uma nova Ordem de Serviço, clique no botão “Novo”, que aparece no seu canto superior direito da tela. Irá aparecer a janela para o desenvolvimento da “Ordem de Serviço”
Desenvolvimento.jpg
  • 6) Nesta tela, você deverá informar os dados de sua Ordem de serviço, conforme os seguintes itens:
    • 1° - Selecione o Prestador : Exemplo “Coordenadoria de Tecnologia e Informação – Santa Cruz”
    • 2° - Selecione o Setor Solicitante : “O setor onde trabalha o usuário”.
    • 3° - Colocar o Ramal do Setor para contato.
    • 4°- Na aba “Solicitação” o usuário terá que fazer toda a descrição do problema.
    • 5°- Em “Responsável” é onde o usuário deve se identificar.
  • 7) Após todos os processos efetuados clique em “Enviar”. Irá aparecer a janela onde o usuário pode “Visualizar” ou “Alterar” a Ordem de Serviço.


Tutorial de uso em vídeo

Como fazer uma solicitação de serviço à Coorti - Ordem de Serviço

Gestão de atendimentos

01. Alguns prestadores permitem e a escolha do responsável pela Ordem de Serviço, caso contrário o gestor de atendimentos é quem determina o responsável conforme necessidade. O gestor ao visualizar o campo responsável em branco, deve clicar em alocar para encaminhar a Ordem de Serviço.

005.jpg

02. A pessoa escolhida no campo responsável é quem tem a finalidade de encerrar a Ordem de Serviço.

002.jpg

03. O gestor deve escolher no campo atendente a mesma pessoa do campo responsável ou então, conforme haja necessidade o gestor pode encaminhar a Ordem de Serviço para mais de uma pessoa atendê-la, pois a Ordem de Serviço pode conter vários atendimentos. Por exemplo o usuário pode solicitar em uma mesma ordem um pedido de criação de login e também o compartilhamento de uma pasta, sendo que o gestor da ordem pode direcionar a mesma para duas pessoas diferentes.

003.jpg

04. Após o direcionamento da Ordem de Serviço, no campo solução/encaminhamento o gestor ainda pode detalhar para cada atendente como as atividades devem ser realizadas. No campo serviço o gestor pode escolher o tipo de atendimento, como por exemplo, criação de login. Feito tudo isso, clique em salvar e fechar e posteriormente a ordem será encaminhada diretamente ao atendente.

004.jpg

Instruções de utilização para o Atendente

Visão geral

  • O módulo Ordem de Serviço O.S é um sistema gestor de tarefas que colabora para atender diversos setores da UNICENTRO que prestam serviços internos. O módulo permite a recepção de ordens de serviços, sua triagem e o controle dos atendimentos para sua resolução. O módulo Ordem de Serviço O.S, inclui várias funções para dinamizar o trabalho. Logo abaixo, temos um passo a passo de todas essas funções que estão incluídas nesse Módulo, Filtros, Ações, Atendimento, Agendamento, Finalização, Reabertura, Anexo de arquivos, Adicionar seguidores, Interações, Encaminhamento de uma O.S e Encerramento. As instruções desses procedimentos estão ligadas diretamente aos Atendentes, para execução de um trabalho eficaz e de qualidade.

Filtros e alteração de prioridade

  • Se utiliza a opção de Filtros para fazer uma pesquisa das O.S, essa Filtragem pode ser feita de várias maneiras.
  • No campo que está grifado em Verde a busca pode ser feita pelo N° da O.S, no campo grifado em Preto pelo Nome do solicitante, no campo grifado em Azul pelo conteúdo da O.S, no campo grifado em Roxo pela Prioridade da O.S e no campo grifado em Marrom pelo Status da O.S.

Filtros.jpg

Ações

  • Para poder finalizar os Atendimentos é necessário que inclua uma Ação, ou seja, o que o atendente fez referente a esse atendimento. Aqui temos um passo a passo de como incluir essa Ação.
  • Após ter feito o atendimento da OS clique em Ação.

Ação.jpg

  • Após ter clicado em Ação siga as seguintes instruções: Onde está marcado em cor PRETA inclua a data e hora que o atendimento foi iniciado e concluído, logo onde está marcado em cor VERMELHA inclua a sua ação, ou seja, escreva o que você fez para solucionar o problema, na sequencia clique em SALVAR.

Dataehora.jpg

  • É necessário saber que se pode incluir mais de uma Ação na ordem de serviço.

Atendimento

  • O Atendimento engloba tudo o que o Atendente realiza no decorrer da O.S para solucionar o problema em questão, sabendo que pode ter mais de um Atendimento em uma única O.S.
  • Primeiramente clique em Atender.

Encaminhamento atender.jpg

  • Após ter clicado em Atender, veja os campos que estão grifado em Vermelho, alí temos todas as opções de atendimento: Histórico, Ação, Agendamento e Finalizar.

Atendimento final.jpg

Agendamento

  • Utilizamos a opção de Agendamento quando a O.S não pode ser atendida no dia de sua criação por alguns motivos. EX: setor fechado, solicitantes em reuniões, acumulo de O.S por parte dos atendentes, etc.
  • Após se deslocar ao setor e ver que não é possível fazer o atendimento o atendente deve criar um Agendamento, abra a O.S e clique em AGENDAMENTO.

Agendamento.jpg

  • Após ter clicado em Agendamento selecione a data que o atendimento será feito preenchendo o campo que está grifado em Vermelho, logo no campo grifado em Preto coloque o motivo pelo qual esse Agendamento foi criado e clique em Agendar.

Agendamento 2.jpg

  • Após ter feito o Atendimento no dia Agendado crie uma Ação contendo o que foi feito para solucionar o problema da O.S.

Agendamento ação.jpg

  • Após ter sido criada a Ação é necessário para finalizar a O.S que essa Ação seja associada com o Agendamento, para isso clique em Histórico.

Agendamento histórico.jpg

  • Após ter clicado em Histórico clique em Alterar.

Agendamento alterar.jpg

  • Após clicar em Alterar clique em selecionar campo marcado em Vermelho e associe com o Agendamento feito, logo clique em Salvar.

Agendamento final.jpg

Texto do cabeçalho

Finalização

  • Antes de Encerrar a O.S é necessário Finalizar o Atendimento.
  • Primeiramente clique em Atender

Encaminhamento atender.jpg

  • Antes de clicar em Finalizar onde está grifado em Vermelho é necessário que inclua uma AÇÃO explicado no tópico 4.3.

Finalizar.jpg

Reabertura

  • A opção de Reabrir um Atendimento é utilizada quando algo ficou pendente nesse Atendimento finalizado e só pode ser feito por um Gestor de O.S.
  • Primeiramente clique em Alocar.

Alocar.jpg

  • Após ter clicado em Alocar, clique em Reabrir.

Reabrir.jpg

Anexar arquivos

  • A opção de Anexar Arquivo se utiliza quando, por exemplo, o usuário está com um problema em algum Arquivo, assim podendo nos enviar esse arquivo.
  • Primeiramente clique em Atender.

Encaminhamento atender.jpg

  • Logo clique em Bandeja de Arquivos.

Bandeja.jpg

  • Após ter clicado em Bandeja de Arquivos, clique em Escolher Arquivo.

Escolher.jpg

  • Agora selecione o Arquivo desejado e clique em Abrir.

Abrir.jpg

  • Para finalizar clique em Enviar.

Enviar anexo.jpg

Adicionar seguidores

  • A opção de Adicionar seguidores é utilizada quando outros atendentes querem saber das informações contidas na O.S.
  • Primeiramente clique em Atender.

Encaminhamento atender.jpg

  • Logo clique em Seguidores.

Seguidores.jpg

  • Após clicar em Seguidores, selecione o Seguidor, ou seja, o atendente que terá acesso as informações contidas na O.S.

Selecionar seguidores.jpg

  • E para finalizar clique em Adicionar.

Adicionar seguidor.jpg

Interações

  • A opção de Interação serve para o usuário e o atendente se comunicarem à respeito da O.S


  • Primeiramente clique em Atender

Encaminhamento atender.jpg

  • Logo, clique em Interação.

Interação.jpg

  • Agora, preencha o campo grifado em vermelho com a mensagem que será enviada e logo clique em Enviar, grifado em preto.

Sem título.jpg

Encaminhamento de uma OS

  • Se utiliza a opção de ENCAMINHAMENTO quando ao atender a O.S é verificado que o problema só pode ser resolvido por outro setor.
  • Primeiramente clique em Atender.

Encaminhamento atender.jpg

  • Após ter clicado em Atender clique em Encaminhamento.

Encaminhamento agendar.jpg

  • Para concluir o Encaminhamento é necessário selecionar o campo que está em Vermelho e colocar o nome do Atendente que ira receber essa O.S, no campo grafado em Preto selecione o tipo de atendimento, onde está grifado em Verde adicione alguma informação sobre o problema verificado e logo clique em Salvar.

Selecionar atendente.jpg

Encerramento

  • O Encerramento é a parte final de todo o processo de Atendimento da O.S.
  • Após ter realizado o Atendimento e criado uma AÇÂO, clique em Finalizar.

Finalizar.jpg

  • Após ter clicado em Finalizar clique em ENCERRAR.

Encerrar.jpg

Instruções de utilização para o Gestor

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