Lyceum Secretaria

Importação de documentos para o acervo do aluno

Aplicação de migração

A aplicação de migração efetua a importação dos arquivos dos acadêmicos para o prontuário do aluno: ela faz a verificação de existência de novos a cada 1 minuto, desde que não esteja pausado na secretaria (vide abaixo o item Tabela Geral).

Para que a importação seja feita com sucesso, as pastas e arquivos devem estar corretamente criadas conforme o padrão exigido.

Padrão de nomes de pastas e arquivos para importação

Para cada documentação de aluno, deve existir uma pasta, cuja nomenclatura deve seguir o padrão de Registro Acadêmico do aluno (RA) + underline ( _ ) + número do CPF do aluno: <RA>_<CPF>. Exemplo: aluno de RA 11111223444, e CPF 55555555555, o nome de pasta fica 11111223444_55555555555.

Pasta compartilhada para transição de arquivos

Para importação dos arquivos para o acervo digital do aluno, as pastas contendo os arquivos dos alunos devem ser copiadas para
\\gpb-lyceum-rel\Importacao_Acervo$
O acesso a essa pasta é restrito a grupos de usuários de rede específicos. Uma vez migrados os arquivos para o prontuário, eles não serão copiados novamente, mesmo que acha substituição de um arquivo por uma versão mais recente; a alteração, caso necessária, deve ser feita via Secretaria.

Configurações na Secretaria

Documentos por Processo

Nesta tela, localize o processo Migracao (descrição "Processo para migração de documentos físicos"). Ele é responsável pelas configurações de armazenamento dos arquivos do aluno, a saber:

• Diretório: caminho de armazenamento dos arquivos nos servidores locais.
• Documentos: lista dos documentos a serem importados. A primeira coluna (Documento) define o nome de arquivo de documento que irá procurar no diretório do aluno. Exemplo: documento 08, que é a fotocópia do certificado militar, procurará pelo arquivo 08.pdf no diretório do aluno.
• Ainda sobre os documentos, a numeração segue a mesma ordem da numeração no SGU Matrículas.

Tabela Geral

Nesta tela, localize a Tabela/Descrição "ServicoMIgracaoDocs": ele armazena as configurações de execução da aplicação no servidor.
Na parte 3 da tela, onde se visualiza os itens da tabela, estão as duas configurações possíveis.

• AtualizarListaDiretorios: caso esteja como "S", ele irá buscar novas pastas no diretório para migrar a cada execução; caso esteja como "N", ele irá processar apenas as pastas que já estão cadastradas em LY_SERVICO_MIGRACAO_DOC.
• Pausar: caso esteja "S", a migração ficará pausada; se alterada para "N", a aplicação ficará em constante busca por novos arquivos. É importante manter este item como "S", e só alterar para "N" quando for necessário migrar documentos, para economia de recursos de servidor.

Prontuário de Documentos da Pessoa

Nesta tela, podem ser visualizados os documentos importados do aluno. É dividida em 3 partes:

• Parte 1 são os filtros de pesquisa da pessoa;
• Parte 2 é a lista de documentos, quando uma pessoa selecionada na parte 1;
• Parte 3 são os dados de um documento em específico, quando selecionado na parte 2. Nesta parte podem ser feitas inclusões, alterações ou exclusões de informações existentes.