Página de eventos da UNICENTRO: mudanças entre as edições

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= Eventos institucionais =
= Eventos Institucionais =


Entendem-se por eventos institucionais projetos de ensino, pesquisa ou extensão relativos a seminários, semanas, congressos de estudo promovidos por setores da Unicentro.
O Sistema de Gestão de Eventos pode ser utilizado para a criação de '''Editais de Inscrição''', com a possibilidade do envio e avaliação de trabalhos, ou de '''Eventos Acadêmicos''', com inscrição do público em diversas atividades.


A Coordenadoria de TI fornece o suporte tecnológico mantendo sistema automatizado de gerenciamento de inscrições com a possibilidade customização, por parte da coordenação do evento, de menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), até a finalização com a publicação online dos anais do evento.  
A COORTI fornece o suporte tecnológico, mantendo automatizado o sistema de gerenciamento de inscrições. Fica sob responsabilidade da coordenação do evento a possível customização de: menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), ou até a finalização com a publicação online dos anais do evento.
 
Caso você ainda não tenha utilizado o site de Eventos, clique aqui para conhecer os ambientes do site: https://wiki.unicentro.br/Ajuda_do_Sistema_de_Eventos


=== Listagem de eventos em andamento na instituição ===
=== Listagem de eventos em andamento na instituição ===
* [http://eventos.unicentro.br http://eventos.unicentro.br]
* [https://eventos.unicentro.br/eventos/hosted/Evento Eventos Acadêmicos]
 
* [https://eventos.unicentro.br/eventos/hosted/Edital Editais de Inscrição]
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=== Escolha do modelo de Site de Evento: Somente inscrição ou Site completo ===
Para esta escolha, o coordenador do evento deve considerar os seguintes fatores:
*1) O processo do evento deve estar protocolado.
 
*2) Opta-se por uma modalidade de site de evento (itens 3 e 4 abaixo) considerando-se:
**2.1) Número de recursos que deseja no site.
***a) somente inscrição, ou;
***b) além de inscrição, postagem de trabalho/resumo, inscrição em atividades (minicursos, oficinas, etc).
**2.2) Disponibilidade de tempo até a ativação do site.
***a) imediata (24 horas), ou;
***b) uma semana ou mais.
Se as respostas foram ambas "a", deve-se utilizar ''Somente Inscrição'' (item 3). Caso uma das respostas seja "b", deve-se utilizar a opção ''Site Completo'' (item 4).
 
*3) Optando-se por "Somente Inscrição" (Central de Arrecadação).
Esta categoria permite a abertura de eventos de maneira mais rápida e simples, porém, com menos recursos e autonomia no site ao coordenador. São necessários dois passos:
**3.1) Contatar a Diretoria Financeira para criação do evento para inscrição. Também é necessário contatar a DIRFIN para geração dos relatórios de inscritos e extrato financeiro;
**3.2) Contatar a Coordenadoria de Comunicação Social (COORCS) para criação do site informativo, se for o caso;
 
A parte informativa do evento é feita pela Coordenadoria de Comunicação Social, e a inscrição e geração do boleto fica em um site geral de geração de boletos, chamado de '''[http://www.unicentro.br/arrecadacao Central de Arrecadação]'''. Para adição do evento na Central, deve ser contatada a Diretoria Financeira, como informado acima.
 
 
[[Arquivo:Central_tela_acesso.png]]
 
O acompanhamento de inscrições e pagamentos só pode ser feito mediante solicitação de relatório junto à Diretoria Financeira. Nesta categoria, a COORTI também não ofere o serviço de criação do site de anais do evento.
 
*4) Optando-se por "Site Completo" (Gerador de Site):
Esta é a opção mais completa, onde o coordenador tem controle total sobre a estrutura do site.
**4.1) Acessar o site [http://eventos.unicentro.br/solicitacao_eventos http://eventos.unicentro.br/solicitacao_eventos], com usuário e senha do [[SGU]] e preencher formulário inicial;
**4.2) A Coordenadoria de TI processa as informações prestadas no formulário inicial e gera a estrutura básica do site;
**4.3) São enviadas por e-mail, ao coordenador do evento (informado no formulário inicial), os links do site e da área administrativa;
**4.4) O coordenador acessa a área administrativa e '''[[solicitação do evento|configura]]''' o site com as características do evento.
 
 
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=== Informações Financeiras ===
 
Em ambas as categorias de site, serão gerados boletos para o participante efetuar o pagamento. Esse boleto poderá ser pago em qualquer agência da rede bancária.
 
Cada evento tem um código de identificação dentro do sistema financeiro. O valor pago pelo participante através do boleto é creditado na conta bancária da Unicentro, porém identificado pelo código do evento. Dessa maneira, mesmo sendo em uma conta geral da instituição, os valores pagos direcionados ao evento são identificados no módulo financeiro do SGU.


O retorno do banco em relação a boletos pagos se dá em um período entre 24 e 48 horas. Assim que ocorre, tanto o coordenador quanto o participante tem a informação no site do evento.


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= Tutorial de Criação de Eventos =
Acesse o [https://evento.unicentro.br/wikis/view/home Tutorial de Criação de Eventos] para visualizar todos os passos das configurações realizadas para a construção do seu evento.


=== Modelos de Site Completo ===
'''Lembre-se que toda a criação e gestão do seu evento é de sua responsabilidade!''' A COORTI não realiza a criação ou gestão de eventos, porém se for necessário o cadastro de algo específico que não esteja disponível para os gestores, como um formulário, uma nova cidade ou local de realização, por exemplo, poderá ser aberta uma Ordem de Serviço solicitando essa inclusão.


O site completo pode ser utilizado para o controle de eventos científicos, bem como de inscrições em programas de pós-graduação.


*Opções disponíveis no momento da solicitação:
= Dicas para a Configuração do Site de Eventos =
**[[Evento Científico (Texto em arquivo)]]
**[[Seleção Pós-Graduação Stricto Sensu]]
**[[Selecao_tutores_ead | Seleção de tutores para EAD]]


=== Planejamento do Evento ===
A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Ele é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante.


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'''Lembre-se de protocolar o seu evento''', principalmente em casos de emissão de boleto, a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento.


=== Criação do site de anais do evento ===


* Pré-requisitos
=== Listas e Gerenciamento de Participantes ===
** Os trabalhos necessariamente tem que estar avaliados via sistema (mediante o '''uso do site completo''', status de avaliação "aceito").
Existem várias listas que são possíveis de serem geradas. O gestor do evento pode acessar o menu retrátil lateral esquerdo, dentro do item GESTÃO, na aba "'''Exportações'''", gerando diferentes listas, dentre elas, lista de participantes, atividades, submissões, entre outras.
** Devem ser enviadas, via Ordem de Serviço (SGUWeb), as informações adicionais do site (Apresentação, Corpo Editorial, Informações de contato, edições anteriores, etc).
** Não é possível acrescentar trabalhos que não tenham sido postados/avaliados pelo site do evento.


* [http://anais.unicentro.br/simfis/ Exemplo de site de anais ]
Logo abaixo, no menu "'''Secretaria'''", é possível emitir listas e gerenciar boletos, crachás, certificados, questionários, lista de espera, e outras sessões relevantes. O mesmo gerenciamento se aplica para as abas do menu "'''Atividades'''" e "'''Submissões'''".




I M P O R T A N T E: A COORTI não oferece mais o serviço de criação de aplicação para gravação de anais em CD. Os anais publicados no endereço da Unicentro são mantidos por prazo indeterminado, podendo ser solicitada a remoção apenas pelos responsáveis pelo evento (departamentos, setores, etc), mediante justificativa.
= Dúvidas Frequentes =
=== Recuperação de Senha ===
O usuário do Sistema de Gestão de Eventos que não tiver acesso à sua senha, poderá solicitar a [https://evento.unicentro.br/pessoas/account-recovery Recuperação de Senha].  


'''Índice geral de pesquisa dos anais online'''
A recuperação poderá ser feita pelo '''e-mail''' ou '''documento''' cadastrado no sistema de eventos (CPF, CNPJ, DNI ou Passaporte). Se você não souber o seu e-mail de recuperação, informe seu documento. Dessa forma, o próprio sistema te informará para qual e-mail foi enviado o link de recuperação.
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No índice abaixo encontram-se disponíveis os trabalhos dos eventos que optaram por esse meio de publicação.
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[http://anais.unicentro.br http://anais.unicentro.br]
Caso você não tenha mais acesso ao e-mail cadastrado no sistema, abra uma Ordem de Serviço no SGU para a COORTI, ou entre em contato pelos ramais 1030, 1231 ou 1358 solicitando a sua alteração de e-mail do SGE. Será necessário informar seu nome completo e CPF para verificação.


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=== Controle de presença com leitor de código de barras ===
=== Cadastro de Categorias ===
O controle de presença com leitor de código de barras exige a utilização da modalidade "Site completo" para acesso às informações dos participantes e geração dos crachás com código de barras. Para mais informações, consulte a equipe de suporte.
As categorias definem as principais características dos participantes do evento. Por elas que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso.
Para informações sobre o padrão de etiqueta a ser utilizado, veja o [http://wiki.unicentro.br/index.php/Como_fa%C3%A7o_para_imprimir_os_crach%C3%A1s_dos_participantes%3F FAQ].
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=== Sistema de Eventos - Ajuda (Participante e Avaliador) ===
Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Procure utilizar '''nomes objetivos''' como “Profissional – Apresentador”, “Estudante – apresentador”, “Profissional – ouvinte” e assim por diante.
Descrição geral sobre o sistema de eventos. Acesse: [[Ajuda do Sistema de Eventos|Ajuda do Sistema de Eventos]]


=Dúvidas mais frequentes=
Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias
==Avaliação de Trabalhos==
===Não aparece nenhum resumo para selecionar quando clico no botão '''Selecionar Resumos'''===


Para um resumo ser classificado como selecionável para um avaliador, ele deve atender alguns pré-requisitos, indicado abaixo:|
=== Cadastro de Tarifações ===
O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em situações ou necessidades diferentes.


# '''O resumo não deve estar aberto para edição pelo autor''': quando um participante posta o resumo pela primeira vez, por padrão o sistema permite que ele faça alterações neste arquivo em um prazo de 3 (três) dias. Nesse período, o resumo não fica disponível para avaliação, considerando que podem ser feitas mudanças.
'''Lembre-se que a Unicentro não retém o valor obtido das inscrições.''' Toda a arrecadação será direcionada para a gestão do evento, como investimentos em materiais, por exemplo, ou deslocamento e custos de palestrantes.
# '''O pagamento do boleto do participante deve estar confirmado''': enquanto não houver confirmação de pagamento da inscrição do participante, o resumo não fica disponível para avaliação.
# '''A grande área de conhecimento selecionada no resumo deve ser a mesma grande área de conhecimento do avaliador''': quando efetua-se o cadastro do avaliador, associa-se o mesmo a um '''comitê''', que por sua vez deve ter definida a grande área de conhecimento.
# '''O CPF do autor ou dos co-autores do trabalho não pode ser o mesmo CPF do avaliador''': um avaliador não pode avaliar um trabalho que ele faça parte.
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Edição atual tal como às 14h45min de 7 de maio de 2025

Eventos Institucionais

O Sistema de Gestão de Eventos pode ser utilizado para a criação de Editais de Inscrição, com a possibilidade do envio e avaliação de trabalhos, ou de Eventos Acadêmicos, com inscrição do público em diversas atividades.

A COORTI fornece o suporte tecnológico, mantendo automatizado o sistema de gerenciamento de inscrições. Fica sob responsabilidade da coordenação do evento a possível customização de: menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), ou até a finalização com a publicação online dos anais do evento.

Caso você ainda não tenha utilizado o site de Eventos, clique aqui para conhecer os ambientes do site: https://wiki.unicentro.br/Ajuda_do_Sistema_de_Eventos

Listagem de eventos em andamento na instituição


Tutorial de Criação de Eventos

Acesse o Tutorial de Criação de Eventos para visualizar todos os passos das configurações realizadas para a construção do seu evento.

Lembre-se que toda a criação e gestão do seu evento é de sua responsabilidade! A COORTI não realiza a criação ou gestão de eventos, porém se for necessário o cadastro de algo específico que não esteja disponível para os gestores, como um formulário, uma nova cidade ou local de realização, por exemplo, poderá ser aberta uma Ordem de Serviço solicitando essa inclusão.


Dicas para a Configuração do Site de Eventos

Planejamento do Evento

A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Ele é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante.

Lembre-se de protocolar o seu evento, principalmente em casos de emissão de boleto, a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento.


Listas e Gerenciamento de Participantes

Existem várias listas que são possíveis de serem geradas. O gestor do evento pode acessar o menu retrátil lateral esquerdo, dentro do item GESTÃO, na aba "Exportações", gerando diferentes listas, dentre elas, lista de participantes, atividades, submissões, entre outras.

Logo abaixo, no menu "Secretaria", é possível emitir listas e gerenciar boletos, crachás, certificados, questionários, lista de espera, e outras sessões relevantes. O mesmo gerenciamento se aplica para as abas do menu "Atividades" e "Submissões".


Dúvidas Frequentes

Recuperação de Senha

O usuário do Sistema de Gestão de Eventos que não tiver acesso à sua senha, poderá solicitar a Recuperação de Senha.

A recuperação poderá ser feita pelo e-mail ou documento cadastrado no sistema de eventos (CPF, CNPJ, DNI ou Passaporte). Se você não souber o seu e-mail de recuperação, informe seu documento. Dessa forma, o próprio sistema te informará para qual e-mail foi enviado o link de recuperação.

Caso você não tenha mais acesso ao e-mail cadastrado no sistema, abra uma Ordem de Serviço no SGU para a COORTI, ou entre em contato pelos ramais 1030, 1231 ou 1358 solicitando a sua alteração de e-mail do SGE. Será necessário informar seu nome completo e CPF para verificação.


Cadastro de Categorias

As categorias definem as principais características dos participantes do evento. Por elas que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso.

Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Procure utilizar nomes objetivos como “Profissional – Apresentador”, “Estudante – apresentador”, “Profissional – ouvinte” e assim por diante.

Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias

Cadastro de Tarifações

O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em situações ou necessidades diferentes.

Lembre-se que a Unicentro não retém o valor obtido das inscrições. Toda a arrecadação será direcionada para a gestão do evento, como investimentos em materiais, por exemplo, ou deslocamento e custos de palestrantes.

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