Meet gravacao

Instruções para gravar reuniões no Google Meet

O vídeo tutorial com as mesmas instruções abaixo pode ser visualizado no canal da Coorti, em https://youtu.be/_i4qqSg2WDU

Parte 1: Durante a reunião

Proponente da reunião

A pessoa que gera o link da sala virtual, ou seja, aquela que propõe a reunião, deve ter obrigatoriamente uma conta de e-mail da Unicentro (@unicentro.br). A gravação da reunião ficará inicialmente vinculada a essa conta.

Gravar a reunião

Após iniciar a reunião na sala virtual, certifique-se de iniciar a gravação: este não é um recurso que se inicia automaticamente, você deve explicitamente ir em mais opções na barra inferior e clicar em Gravar reunião. Certifique-se de que aparece um pequeno quadro vermelho no canto superior da sala com a mensagem "GRAVANDO".

Formato e layout do arquivo gravado

O Meet grava o áudio, a imagem, as apresentações de slides ou tela, e também as trocas de mensagens postadas no chat.

• O layout de vídeo no arquivo de gravação é o de destaque do locutor, ou seja, é exibida unicamente a imagem da webcam da pessoa que estiver falando.
• Quando utilizada a opção de Apresentar agora, fica armazenada na gravação a apresentação em destaque e a imagem da webcam do locutor em menor tamanho.

Exemplos de prints de telas de arquivo de gravação do Meet:

Finalizar a gravação

Ao término da reunião, clique novamente em Mais opções na barra inferior e interrompa a gravação.

• O arquivo da gravação não fica disponível de imediato, pode levar alguns minutos até que você possa acessá-lo.

Parte 2: Após a reunião

Acessar o arquivo da gravação no Google Drive

O armazenamento do arquivo da gravação fica no Google Drive do proponente da reunião (quem criou a sala virtual), dentro da pasta Meet Recordings (criada pelo próprio Meet).

• Para acessar o Google Drive, você pode acessar pelo endereço drive.google.com ou de dentro do Gmail, na parte superior, no menu Google Apps (o ícone é identificado por um conjunto de 9 pontinhos).

• Também é enviado um e-mail de notificação pelo Meet (remetente meet-recordings-noreply@google.com) para a conta do proponente da reunião quando o arquivo da gravação fica disponível.

Arquivos que são gerados

O formato de nome do arquivo de gravação que é gerado é composto pelo código da reunião (sequência de caracteres no formato XXX-XXXX-XXX) seguido pela data e hora de geração do arquivo. Exemplo de nome de arquivo:

rhe-whmx-trp (2020-06-13 at 15:54 GMT-7)

• A extensão (tipo) do arquivo de vídeo gerado é .mp4.
• Caso tenha havido interação pelo chat na reunião, haverá ainda um segundo arquivo gerado, com o mesmo nome do arquivo de vídeo, mas formato de texto, com todo o conteúdo das interações realizadas.
• Excepcionalmente o Meet pode gerar o arquivo da gravação com o nome do compromisso da agenda ao invés do código da reunião, caso o link da sala virtual tenha sido criado pelo Google Agenda.

Armazenar no Drive Compartilhado

Drives compartilhados no Google Drive servem para armazenar, pesquisar e acessar arquivos com uma equipe. Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe, e não a um indivíduo. Assim, considerando a rotatividade dos integrantes de conselhos, é indicado que os arquivos das gravações sejam movidos do drive pessoal do proponente para um drive compartilhado para o conselho.

Solicitar criação do drive compartilhado

Deve ser solicitado por ordem de serviço à Coorti a criação de um drive compartilhado, onde deve ser informado:

1. O nome e sigla do conselho e departamento ou setor a que está vinculado. Exs.: CONDEP-DEF/I, CONSET-SEHLA/G, CADCAM-DIRCAMP/C.
2. Os nomes dos chefe e vice-chefe do departamento, ou diretor e vice-diretor no caso de setor de conhecimento ou direção de campus.
3. No caso dos Departamentos e Setores, informar o nome da(o) secretária(o) de Setor de Conhecimento a que está vinculado. Esta será a pessoa que irá gerenciar os participantes do drive compartilhado após a sua criação inicial.
4. No caso das Dircamps, informar o nome da(o) secretária(o) de campus (agente universitário efetivo) que irá gerenciar os participantes do drive compartilhado.

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→ IMPORTANTE: o acesso só poderá ser liberado a contas de e-mail da Unicentro.

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Mover arquivo da gravação para o drive compartilhado

Para mover um arquivo do seu drive pessoal para um drive compartilhado, o processo é bem simples.

• Clique com o botão direito no arquivo que deseja mover e vá até a opção Mover para.
• Na tela que se apresenta, navegue até o Drive compartilhado para o qual deseja mover.
• Clique no botão Mover, inclusive na tela seguinte.

• OU, simplesmente clique no arquivo com o botão esquerdo do mouse, segure, e arraste até o drive compartilhado.

Sugestões para melhor organização dos arquivos

Este item é opcional, mas seguir as recomendações abaixo facilitarão na posterior busca de um arquivo de gravação.

• Crie subpastas por ano dentro do drive compartilhado: crie subpastas como 2019, 2020, e guarde os arquivos das gravações somente daquele ano na pasta.
  • Para criar uma subpasta no drive compartilhado, selecione-o com o botão esquerdo do mouse e depois clique em NOVO > PASTA.
• Utilize uma padronização e renomeie os nomes dos arquivos das gravações: crie um nome de arquivo que tenha uma melhor identificação quando você visualizá-lo em uma lista.
  • Para renomear um arquivo, clique com o botão direito nele e selecione a opção "Renomear".
  • Uma sugestão de padrão é utilizar uma combinação de data no nome do arquivo, no formato ANO-MES-DIA; isso auxiliar na exibição em uma lista de arquivo em relação à ordenação por nome. Ex.: "2020-05-23_CONDEP_DEGEO".

Gerenciar os participantes do Drive Compartilhado

A adição ou remoção de participantes no drive compartilhado será feita pela secretaria de setor de conhecimento ou de campus, após a criação inicial. Considerando que só chefes, diretores e seus pares de vices farão uso do drive do conselho, essa ação será ocasional, feita somente quando houver troca dos mesmos.
Para adicionar pessoas no drive compartilhado:

1. Clicar como botão direito no drive compartilhado e selecione Adicionar participantes.
2. Na tela que se apresenta, na caixa de texto "Adicione pessoas e grupos" digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa que deseja adicionar.
3. Após concluir a digitação, deve aparecer uma caixa na lateral para definir a permissão de acesso da pessoa: selecione Administrador de conteúdo.
4. Ao concluir, clique no botão Enviar.

Para remover pessoas do drive compartilhado:

1. Clique com o botão direito no drive compartilhado e selecione Gerenciar participantes OU selecione o drive compartilhado e depois clique em Gerenciar participantes no canto superior direito da tela.
2. Clique na opção de permissão de acesso do lado do nome da pessoa que deseja remover do drive.
3. Selecione a última opção de permissão, Excluir.
4. Clique em Salvar.

Dúvidas e Solução de problemas

Quem pode iniciar a gravação da reunião?

Qualquer participante da reunião que tenha conta institucional pode iniciar ou interromper a gravação da reunião em andamento.
Mas o arquivo da gravação ficará sempre no Google Drive Pessoal de quem iniciou a reunião.

Posso compartilhar o arquivo da gravação com outras pessoas?

Sim, clicando com o botão direito do mouse no arquivo, selecione Compartilhar. Você pode compartilhar com pessoas específicas digitando o endereço de e-mail, ou pode compartilhar com qualquer pessoa, gerando um link do arquivo: na área Copiar link clique em Mudar o link para Universidade Estadual do Centro-Oeste, e então escolha entre liberar o link somente para pessoas da Unicentro ou para qualquer outra pessoa.