Eventos: mudanças entre as edições
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= Eventos Institucionais = | |||
O Sistema de Gestão de Eventos pode ser utilizado para a criação de '''Editais de Inscrição''', com a possibilidade do envio e avaliação de trabalhos, ou de '''Eventos Acadêmicos''', com inscrição do público em diversas atividades. | |||
A COORTI fornece o suporte tecnológico, mantendo automatizado o sistema de gerenciamento de inscrições. Fica sob responsabilidade da coordenação do evento a possível customização de: menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), ou até a finalização com a publicação online dos anais do evento. | |||
Caso você ainda não tenha utilizado o site de Eventos, clique aqui para conhecer os ambientes do site: https://wiki.unicentro.br/Ajuda_do_Sistema_de_Eventos | |||
=== Listagem de eventos em andamento na instituição === | === Listagem de eventos em andamento na instituição === | ||
* [ | * [https://eventos.unicentro.br/eventos/hosted/Evento Eventos Acadêmicos] | ||
* [https://eventos.unicentro.br/eventos/hosted/Edital Editais de Inscrição] | |||
= Tutorial de Criação de Eventos = | |||
Acesse o [https://evento.unicentro.br/wikis/view/home Tutorial de Criação de Eventos] para visualizar todos os passos das configurações realizadas para a construção do seu evento. | |||
'''Lembre-se que toda a criação e gestão do seu evento é de sua responsabilidade!''' A COORTI não realiza a criação ou gestão de eventos, porém se for necessário o cadastro de algo específico que não esteja disponível para os gestores, como um formulário, uma nova cidade ou local de realização, por exemplo, poderá ser aberta uma Ordem de Serviço solicitando essa inclusão. | |||
= Dicas para a Configuração do Site de Eventos = | |||
=== Planejamento do Evento === | |||
A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Ele é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante. | |||
'''Lembre-se de protocolar o seu evento''', principalmente em casos de emissão de boleto, a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento. | |||
=== Listas e Gerenciamento de Participantes === | |||
Existem várias listas que são possíveis de serem geradas. O gestor do evento pode acessar o menu retrátil lateral esquerdo, dentro do item GESTÃO, na aba "'''Exportações'''", gerando diferentes listas, dentre elas, lista de participantes, atividades, submissões, entre outras. | |||
Logo abaixo, no menu "'''Secretaria'''", é possível emitir listas e gerenciar boletos, crachás, certificados, questionários, lista de espera, e outras sessões relevantes. O mesmo gerenciamento se aplica para as abas do menu "'''Atividades'''" e "'''Submissões'''". | |||
= Dúvidas Frequentes = | |||
=== Recuperação de Senha === | |||
O usuário do Sistema de Gestão de Eventos que não tiver acesso à sua senha, poderá solicitar a [https://evento.unicentro.br/pessoas/account-recovery Recuperação de Senha]. | |||
A recuperação poderá ser feita pelo '''e-mail''' ou '''documento''' cadastrado no sistema de eventos (CPF, CNPJ, DNI ou Passaporte). Se você não souber o seu e-mail de recuperação, informe seu documento. Dessa forma, o próprio sistema te informará para qual e-mail foi enviado o link de recuperação. | |||
Caso você não tenha mais acesso ao e-mail cadastrado no sistema, abra uma Ordem de Serviço no SGU para a COORTI, ou entre em contato pelos ramais 1030, 1231 ou 1358 solicitando a sua alteração de e-mail do SGE. Será necessário informar seu nome completo e CPF para verificação. | |||
=== Cadastro de Categorias === | |||
As categorias definem as principais características dos participantes do evento. Por elas que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso. | |||
Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Procure utilizar '''nomes objetivos''' como “Profissional – Apresentador”, “Estudante – apresentador”, “Profissional – ouvinte” e assim por diante. | |||
Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias | |||
=== Cadastro de Tarifações === | |||
O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em situações ou necessidades diferentes. | |||
'''Lembre-se que a Unicentro não retém o valor obtido das inscrições.''' Toda a arrecadação será direcionada para a gestão do evento, como investimentos em materiais, por exemplo, ou deslocamento e custos de palestrantes. | |||
=== Cadastrei atividades e tipos de submissão mas os participantes não conseguem se inscrever nas atividades ou submeter trabalhos === | |||
O cadastro de atividades ou tipos de submissão não é suficiente para que os participantes tenham acesso a estes recursos. Para garantir uma maior flexibilidade o sistema conta com uma seção de '''regras''' que devem ser configuradas nas categorias. | |||
Você deve conferir se os tipos de submissão e/ou atividades foram incluídos nas regras das categorias disponíveis. | |||
Veja os tutoriais em vídeo para a inclusão de Atividades e/ou Tipos de submissão nas regras de uma categoria: | |||
*https://evento.unicentro.br/wiki/incluir_atividade_nas_regras.mp4 | |||
*https://evento.unicentro.br/wiki/incluir_tipo_submissao_categoria.mp4 | |||
=== Como saber se o site de inscrições será exibido para os participantes? === | |||
Após logar no SGE e acessar o evento que está atuando como gestor, passe o mouse sobre o menu lateral esquerdo até que ele se expanda. Localize o item '''Site de inscrições''' e clique. O site de inscrições será aberto em uma nova aba. | |||
Note que o endereço exibido na barra de endereços do seu navegador é a URL que você utilizará para a divulgação do seu evento. | |||
=== No cadastro de atividades não aparece nenhum prédio para selecionar o local da atividade === | |||
A lista de prédios está vinculada ao '''local de realização do evento'''. Verifique se você definiu o local (ou os locais) onde o evento irá acontecer. Acesse Configurações > Configurações iniciais > Locais de realização e inclua os dados que estiverem faltando. | |||
=== O que devo configurar inicialmente o site do evento? === | |||
A estrutura inicial será montada ao clicar em '''Novo Evento''', definindo período de inscrições, nome do evento, site, etc. | |||
Após criada a estrutura inicial, podem ser feitas as demais configurações do evento pela seção Configurações > '''Configurações iniciais'''. | |||
As "configurações iniciais" só serão exibidas após salvar a criação do evento (estrutura inicial), e só então serão exibidos vários outros blocos para serem configurados, como gestores, local do evento, categorias, atividades, etc. | |||
=== Como isentar o boleto de um participante? === | |||
No menu de gestão do evento, clique em Secretaria > Boletos e guias de pagamento. Localize o participante que deseja isentar, e, na última coluna (Ações), clique no botão '''Isentar'''. Tanto Gestores, quanto Secretários conseguem aplicar a isenção. | |||
Atenção: a isenção é concedida ao boleto gerado para o participante. Se existirem outros boletos para o mesmo participante, para isentá-los é necessário repetir os passos anteriores. | |||
=== O site do meu evento não está gerando boletos === | |||
Verifique as configurações de suas categorias, datas de inscrição e vencimento. Se o evento estiver sendo configurado e nenhum boleto foi gerado ainda, verifique com a '''equipe financeira''' se já foi liberado um '''código de arrecadação''' para o seu evento. | |||
Atenção! Isso só irá ocorrer quando o projeto do evento tiver tramitado e for do conhecimento da Diretoria Financeira. | |||
=== O participante pagou o boleto mas ainda não foi reconhecido === | |||
Em primeiro lugar, leve em conta o prazo para repasse da informação de quitação por parte do banco. Este processo pode levar até dois dias úteis. Se o prazo foi cumprido solicite ao participante que envie o comprovante de pagamento para análise. De posse do comprovante procure a Diretoria Financeira para que seja averiguada a situação | |||
=== Como incluir coautores quando o trabalho já foi submetido? === | |||
Se o autor por algum motivo não incluiu um ou mais coautores do trabalho o '''gestor''' pode incluir na tela Submissões > Distribuição e controle de avaliações e siga os passos: | |||
*Localize na coluna Ações o ícone “Coautores”. | |||
* | *Clique e na tela seguinte inclua o(s) coautor(es). | ||
* | |||
Observação: Note que você deve informar também a ordem na qual os coautores serão exibidos. | |||
=== | === Como evitar que um trabalho aceito na avaliação seja publicado no site de anais? === | ||
Se, por algum motivo, você não queira que um trabalho aprovado na fase de avaliação seja publicado no site de anais do seu evento registre um '''termo final como “Rejeitado”'''. Essa é uma ação de intervenção que pode ser realizada pelos gestores a qualquer tempo. O histórico de avaliações será preservado, mas o trabalho constará como rejeitado e não aparecerá na relação de trabalhos publicados no site de anais. | |||
=== Como permitir a avaliação de trabalhos sem a quitação do boleto? === | |||
O '''Tipo de tarifação''', nas Regras da categoria é o que controla a liberação ou o bloqueio do trabalho para avaliação. Caso esteja definido como '''Pré-pago''' os trabalhos somente poderão ser avaliados '''após a confirmação de pagamento''' do boleto. Com esse tipo de configuração você garante que apenas os trabalhos de autores pagantes serão avaliados/publicados. | |||
Caso contrário, se você definir o tipo de tarifação como '''Pós-pago''', o sistema libera o trabalho para avaliação logo '''após a distribuição''', não realizando qualquer bloqueio. Neste cenário, um trabalho de um autor que não tenha efetuado o pagamento poderá ser publicado. Avalie qual é a melhor opção para o seu evento e escolha. | |||
=== Como ocorre o processo de avaliação de submissões? === | |||
Inicialmente você deve '''distribuir os trabalhos entre os avaliadores''' vinculados aos '''comitês científicos''' do seu evento. Para isso clique em Submissões > Distribuição e controle de submissões. Os trabalhos que ainda não foram distribuídos serão mostrados na aba Distribuição. Na coluna ações clique em Distribuir e indique um avaliador para o trabalho. | |||
=== O registro de presença pelo participante não está aparecendo === | |||
Em primeiro lugar, certifique-se de que no cadastro da atividade, em Configurações > Configurações iniciais > Atividades, estão marcadas as opções '''Permite registro de presença pelo participante?''' e '''Permite registros/ajustes de frequência?'''. | |||
Em seguida, verifique se a atividade possui uma '''faixa de horário''' configurada corretamente. | |||
Caso as configurações estejam corretas no cadastro da atividade e mesmo assim o botão para registro de presença não esteja sendo exibido, '''certifique-se de que nos locais de realização tenham sido informados os turnos'''. | |||
Exemplo: se uma atividade está ocorrendo em uma determinada data das 09:00 às 12:00, você deve incluir o turno “Manhã” no local de participação. Os locais e turnos de realização podem ser configurados a partir da tela Configurações > Configurações iniciais. | |||
=== | === Como desativar a edição de um questionário preenchido pelo participante? === | ||
Para desativar a visualização e edição de questionários que já foram respondidos pelos participantes, é preciso solicitar a desativação do questionário para um administrador do SGE em Cadastros > Ficha complementar e questionários. | |||
Dessa forma, os questionários respondidos ficam salvos para exportação posterior em Secretaria > Questionários. | |||
'''Atenção'''!! Assim que o questionário for DESATIVADO por um administrador, os '''novos participantes''' não poderão responder o questionário ao se inscrever no evento. Ele só será exibido quando estiver ATIVO e, portanto, sendo possível editar. | |||
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Edição atual tal como às 18h29min de 24 de outubro de 2025
Eventos Institucionais
O Sistema de Gestão de Eventos pode ser utilizado para a criação de Editais de Inscrição, com a possibilidade do envio e avaliação de trabalhos, ou de Eventos Acadêmicos, com inscrição do público em diversas atividades.
A COORTI fornece o suporte tecnológico, mantendo automatizado o sistema de gerenciamento de inscrições. Fica sob responsabilidade da coordenação do evento a possível customização de: menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), ou até a finalização com a publicação online dos anais do evento.
Caso você ainda não tenha utilizado o site de Eventos, clique aqui para conhecer os ambientes do site: https://wiki.unicentro.br/Ajuda_do_Sistema_de_Eventos
Listagem de eventos em andamento na instituição
Tutorial de Criação de Eventos
Acesse o Tutorial de Criação de Eventos para visualizar todos os passos das configurações realizadas para a construção do seu evento.
Lembre-se que toda a criação e gestão do seu evento é de sua responsabilidade! A COORTI não realiza a criação ou gestão de eventos, porém se for necessário o cadastro de algo específico que não esteja disponível para os gestores, como um formulário, uma nova cidade ou local de realização, por exemplo, poderá ser aberta uma Ordem de Serviço solicitando essa inclusão.
Dicas para a Configuração do Site de Eventos
Planejamento do Evento
A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Ele é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante.
Lembre-se de protocolar o seu evento, principalmente em casos de emissão de boleto, a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento.
Listas e Gerenciamento de Participantes
Existem várias listas que são possíveis de serem geradas. O gestor do evento pode acessar o menu retrátil lateral esquerdo, dentro do item GESTÃO, na aba "Exportações", gerando diferentes listas, dentre elas, lista de participantes, atividades, submissões, entre outras.
Logo abaixo, no menu "Secretaria", é possível emitir listas e gerenciar boletos, crachás, certificados, questionários, lista de espera, e outras sessões relevantes. O mesmo gerenciamento se aplica para as abas do menu "Atividades" e "Submissões".
Dúvidas Frequentes
Recuperação de Senha
O usuário do Sistema de Gestão de Eventos que não tiver acesso à sua senha, poderá solicitar a Recuperação de Senha.
A recuperação poderá ser feita pelo e-mail ou documento cadastrado no sistema de eventos (CPF, CNPJ, DNI ou Passaporte). Se você não souber o seu e-mail de recuperação, informe seu documento. Dessa forma, o próprio sistema te informará para qual e-mail foi enviado o link de recuperação.
Caso você não tenha mais acesso ao e-mail cadastrado no sistema, abra uma Ordem de Serviço no SGU para a COORTI, ou entre em contato pelos ramais 1030, 1231 ou 1358 solicitando a sua alteração de e-mail do SGE. Será necessário informar seu nome completo e CPF para verificação.
Cadastro de Categorias
As categorias definem as principais características dos participantes do evento. Por elas que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso.
Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Procure utilizar nomes objetivos como “Profissional – Apresentador”, “Estudante – apresentador”, “Profissional – ouvinte” e assim por diante.
Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias
Cadastro de Tarifações
O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em situações ou necessidades diferentes.
Lembre-se que a Unicentro não retém o valor obtido das inscrições. Toda a arrecadação será direcionada para a gestão do evento, como investimentos em materiais, por exemplo, ou deslocamento e custos de palestrantes.
Cadastrei atividades e tipos de submissão mas os participantes não conseguem se inscrever nas atividades ou submeter trabalhos
O cadastro de atividades ou tipos de submissão não é suficiente para que os participantes tenham acesso a estes recursos. Para garantir uma maior flexibilidade o sistema conta com uma seção de regras que devem ser configuradas nas categorias. Você deve conferir se os tipos de submissão e/ou atividades foram incluídos nas regras das categorias disponíveis.
Veja os tutoriais em vídeo para a inclusão de Atividades e/ou Tipos de submissão nas regras de uma categoria:
- https://evento.unicentro.br/wiki/incluir_atividade_nas_regras.mp4
- https://evento.unicentro.br/wiki/incluir_tipo_submissao_categoria.mp4
Como saber se o site de inscrições será exibido para os participantes?
Após logar no SGE e acessar o evento que está atuando como gestor, passe o mouse sobre o menu lateral esquerdo até que ele se expanda. Localize o item Site de inscrições e clique. O site de inscrições será aberto em uma nova aba.
Note que o endereço exibido na barra de endereços do seu navegador é a URL que você utilizará para a divulgação do seu evento.
No cadastro de atividades não aparece nenhum prédio para selecionar o local da atividade
A lista de prédios está vinculada ao local de realização do evento. Verifique se você definiu o local (ou os locais) onde o evento irá acontecer. Acesse Configurações > Configurações iniciais > Locais de realização e inclua os dados que estiverem faltando.
O que devo configurar inicialmente o site do evento?
A estrutura inicial será montada ao clicar em Novo Evento, definindo período de inscrições, nome do evento, site, etc.
Após criada a estrutura inicial, podem ser feitas as demais configurações do evento pela seção Configurações > Configurações iniciais.
As "configurações iniciais" só serão exibidas após salvar a criação do evento (estrutura inicial), e só então serão exibidos vários outros blocos para serem configurados, como gestores, local do evento, categorias, atividades, etc.
Como isentar o boleto de um participante?
No menu de gestão do evento, clique em Secretaria > Boletos e guias de pagamento. Localize o participante que deseja isentar, e, na última coluna (Ações), clique no botão Isentar. Tanto Gestores, quanto Secretários conseguem aplicar a isenção.
Atenção: a isenção é concedida ao boleto gerado para o participante. Se existirem outros boletos para o mesmo participante, para isentá-los é necessário repetir os passos anteriores.
O site do meu evento não está gerando boletos
Verifique as configurações de suas categorias, datas de inscrição e vencimento. Se o evento estiver sendo configurado e nenhum boleto foi gerado ainda, verifique com a equipe financeira se já foi liberado um código de arrecadação para o seu evento.
Atenção! Isso só irá ocorrer quando o projeto do evento tiver tramitado e for do conhecimento da Diretoria Financeira.
O participante pagou o boleto mas ainda não foi reconhecido
Em primeiro lugar, leve em conta o prazo para repasse da informação de quitação por parte do banco. Este processo pode levar até dois dias úteis. Se o prazo foi cumprido solicite ao participante que envie o comprovante de pagamento para análise. De posse do comprovante procure a Diretoria Financeira para que seja averiguada a situação
Como incluir coautores quando o trabalho já foi submetido?
Se o autor por algum motivo não incluiu um ou mais coautores do trabalho o gestor pode incluir na tela Submissões > Distribuição e controle de avaliações e siga os passos:
- Localize na coluna Ações o ícone “Coautores”.
- Clique e na tela seguinte inclua o(s) coautor(es).
Observação: Note que você deve informar também a ordem na qual os coautores serão exibidos.
Como evitar que um trabalho aceito na avaliação seja publicado no site de anais?
Se, por algum motivo, você não queira que um trabalho aprovado na fase de avaliação seja publicado no site de anais do seu evento registre um termo final como “Rejeitado”. Essa é uma ação de intervenção que pode ser realizada pelos gestores a qualquer tempo. O histórico de avaliações será preservado, mas o trabalho constará como rejeitado e não aparecerá na relação de trabalhos publicados no site de anais.
Como permitir a avaliação de trabalhos sem a quitação do boleto?
O Tipo de tarifação, nas Regras da categoria é o que controla a liberação ou o bloqueio do trabalho para avaliação. Caso esteja definido como Pré-pago os trabalhos somente poderão ser avaliados após a confirmação de pagamento do boleto. Com esse tipo de configuração você garante que apenas os trabalhos de autores pagantes serão avaliados/publicados.
Caso contrário, se você definir o tipo de tarifação como Pós-pago, o sistema libera o trabalho para avaliação logo após a distribuição, não realizando qualquer bloqueio. Neste cenário, um trabalho de um autor que não tenha efetuado o pagamento poderá ser publicado. Avalie qual é a melhor opção para o seu evento e escolha.
Como ocorre o processo de avaliação de submissões?
Inicialmente você deve distribuir os trabalhos entre os avaliadores vinculados aos comitês científicos do seu evento. Para isso clique em Submissões > Distribuição e controle de submissões. Os trabalhos que ainda não foram distribuídos serão mostrados na aba Distribuição. Na coluna ações clique em Distribuir e indique um avaliador para o trabalho.
O registro de presença pelo participante não está aparecendo
Em primeiro lugar, certifique-se de que no cadastro da atividade, em Configurações > Configurações iniciais > Atividades, estão marcadas as opções Permite registro de presença pelo participante? e Permite registros/ajustes de frequência?.
Em seguida, verifique se a atividade possui uma faixa de horário configurada corretamente.
Caso as configurações estejam corretas no cadastro da atividade e mesmo assim o botão para registro de presença não esteja sendo exibido, certifique-se de que nos locais de realização tenham sido informados os turnos.
Exemplo: se uma atividade está ocorrendo em uma determinada data das 09:00 às 12:00, você deve incluir o turno “Manhã” no local de participação. Os locais e turnos de realização podem ser configurados a partir da tela Configurações > Configurações iniciais.
Como desativar a edição de um questionário preenchido pelo participante?
Para desativar a visualização e edição de questionários que já foram respondidos pelos participantes, é preciso solicitar a desativação do questionário para um administrador do SGE em Cadastros > Ficha complementar e questionários.
Dessa forma, os questionários respondidos ficam salvos para exportação posterior em Secretaria > Questionários.
Atenção!! Assim que o questionário for DESATIVADO por um administrador, os novos participantes não poderão responder o questionário ao se inscrever no evento. Ele só será exibido quando estiver ATIVO e, portanto, sendo possível editar.
