Eventos

Eventos Institucionais

O Sistema de Gestão de Eventos pode ser utilizado para a criação de Editais de Inscrição ou de Eventos Acadêmicos, com inscrição do público em diversas atividades, possibilidade do envio e avaliação de trabalhos, emissão de certificados e publicação de anais.

A COORTI fornece o suporte tecnológico, mantendo automatizado o sistema de gerenciamento de inscrições. Fica sob responsabilidade da coordenação do evento a possível customização de: menus informativos, datas de inscrições, postagem de trabalhos e inscrição em atividades (minicursos, oficinas, mesas redondas), ou até a finalização com a publicação online dos anais do evento.

Caso você ainda não tenha utilizado o SGE, clique aqui para conhecer o sistema de eventos

Listagem de eventos em andamento na instituição

• Eventos Acadêmicos
• Editais de Inscrição

Criação de Usuário no SGE

A criação de usuários no sistema de eventos é feita da seguinte forma:

• Acesse o site https://evento.unicentro.br;
• Na tela de login, clique no botão "Quero me cadastrar!";

• No formulário de Novo Cadastro, preencha corretamente todos os dados obrigatórios (com * vermelho ao lado do campo);
  • Atenção aos campos "Documento" e "Tipo de Documento", pois eles não poderão ser alterados posteriormente;
• Ao informar a data de nascimento, caso o usuário seja menor de 18 anos, o sistema automaticamente adicionará ao final do formulário um campo obrigatório para indicação de um responsável;
  • Esse responsável deverá obrigatoriamente possuir também um cadastro ativo no SGE, para que seja vinculado;
• Após finalização da primeira etapa, clique em "Próximo" e preencha as informações de Endereço;
  • Informando o CEP, os principais dados serão preenchidos automaticamente;
• Clique em "Próximo" novamente, informe a senha de acesso ao SGE e finalize clicando em "Enviar".

Acessando novamente a tela de login do site de eventos, informe nos campos de identificação o seu e-mail recém incluído no cadastro, e a senha definida por você.

Para servidores da Unicentro, caso já tenha um cadastro antigo, o login também poderá ser feito utilizando as credenciais de acesso ao SGU. Esse acesso será vinculado à sua conta já existente.

É muito importante realizar o cadastro com o documento pessoal correto, pois ele é a identificação exclusiva de cada usuário, e todas as cobranças de boleto serão vinculadas à esse CPF/CNPJ.

Da mesma forma, sempre utilize sempre um e-mail real, ao qual você tem acesso, pois o link de recuperação de senha sempre será encaminhado à esse endereço. Ao perder o acesso à esse e-mail, será necessário entrar em contato com a gestão do evento para que seja solicitado via Ordem de Serviço a atualização do cadastro.

IMPORTANTE! O cadastro no SGE não é criado automaticamente para usuários internos da Unicentro (acadêmicos ou servidores).

Cadastro de menores de 18 anos

O cadastro de participantes menores de 18 anos no SGE exige, obrigatoriamente, a vinculação a um responsável legal. Esse processo funciona da seguinte forma:

• Primeiro, o responsável deve realizar seu próprio cadastro no SGE, utilizando um e-mail pessoal e informando seu CPF, além dos outros dados solicitados.

• Feito isso, o menor deve efetuar seu cadastro, também com e-mail pessoal, CPF e seus demais dados pessoais. Ao preencher a data de nascimento, será solicitado que indique o responsável previamente cadastrado no SGE.

• É fundamental que todas as informações sejam verdadeiras, pois a emissão de documentos, certificados e boletos depende da validação correta desses dados.

Recuperação de Senha

O usuário do Sistema de Gestão de Eventos que não tiver acesso à sua senha, poderá solicitar a Recuperação de Senha.

A recuperação poderá ser feita pelo e-mail ou documento cadastrado no sistema de eventos (CPF, CNPJ, DNI ou Passaporte). Se você não souber o seu e-mail de recuperação, informe seu documento. Dessa forma, o próprio sistema te informará para qual e-mail foi enviado o link de recuperação.

Caso não tenha acesso ao e-mail utilizado no cadastro ou não lembre sua senha de acesso ao SGE, entre em contato com a equipe de gestão do seu evento, solicitando a atualização. Caso os gestores do evento não consigam alterar o seu cadastro, eles serão responsáveis por abrir uma ordem de serviço para a COORTI informando o CPF, nome completo e o novo endereço de e-mail a ser utilizado no cadastro.

Tutorial de Criação de Eventos

Acesse o Tutorial de Criação de Eventos para visualizar todos os passos das configurações realizadas para a construção do seu evento.

Lembre-se que toda a criação e gestão do seu evento é de sua responsabilidade! A COORTI não realiza a criação ou gestão de eventos, porém se for necessário o cadastro de algo específico que não esteja disponível para os gestores, como um formulário, uma nova cidade ou local de realização, por exemplo, poderá ser aberta uma Ordem de Serviço solicitando essa inclusão.

Dicas para a Configuração do Site de Eventos

Planejamento do Evento

A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Ele é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante.

Lembre-se de protocolar o seu evento, principalmente em casos de emissão de boleto, a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento.

Listas e Gerenciamento de Participantes

Existem várias listas que são possíveis de serem geradas. O gestor do evento pode acessar o menu retrátil lateral esquerdo, dentro do item GESTÃO, na aba "Exportações", gerando diferentes listas, dentre elas, lista de participantes, atividades, submissões, entre outras.

Logo abaixo, no menu "Secretaria", é possível emitir listas e gerenciar boletos, crachás, certificados, questionários, lista de espera, e outras sessões relevantes. O mesmo gerenciamento se aplica para as abas do menu "Atividades" e "Submissões".

Dúvidas Frequentes

Cadastro de Categorias

As categorias definem as principais características dos participantes do evento. Por elas que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso.

Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Procure utilizar nomes objetivos como “Profissional – Apresentador”, “Estudante – apresentador”, “Profissional – ouvinte” e assim por diante.

Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias

Cadastro de Tarifações

O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em situações ou necessidades diferentes.

Lembre-se que a Unicentro não retém o valor obtido das inscrições. Toda a arrecadação será direcionada para a gestão do evento, como investimentos em materiais, por exemplo, ou deslocamento e custos de palestrantes.

Cadastrei atividades e tipos de submissão mas os participantes não conseguem se inscrever nas atividades ou submeter trabalhos

O cadastro de atividades ou tipos de submissão não é suficiente para que os participantes tenham acesso a estes recursos. Para garantir uma maior flexibilidade o sistema conta com uma seção de regras que devem ser configuradas nas categorias. Você deve conferir se os tipos de submissão e/ou atividades foram incluídos nas regras das categorias disponíveis.

Veja os tutoriais em vídeo para a inclusão de Atividades e/ou Tipos de submissão nas regras de uma categoria:

• Inclusão de Atividade nas Regras na Categoria
• Incluir tipo de Submissão na Categoria

Como saber se o site de inscrições será exibido para os participantes?

Após logar no SGE e acessar o evento que está atuando como gestor, passe o mouse sobre o menu lateral esquerdo até que ele se expanda. Localize o item Site de inscrições e clique. O site de inscrições será aberto em uma nova aba.

Note que o endereço exibido na barra de endereços do seu navegador é a URL que você utilizará para a divulgação do seu evento.

No cadastro de atividades não aparece nenhum prédio para selecionar o local da atividade

A lista de prédios está vinculada ao local de realização do evento. Verifique se você definiu o local (ou os locais) onde o evento irá acontecer. Acesse Configurações > Configurações iniciais > Locais de realização e inclua os dados que estiverem faltando.

O que devo configurar inicialmente o site do evento?

A estrutura inicial será montada ao clicar em Novo Evento, definindo período de inscrições, nome do evento, site, etc.

Após criada a estrutura inicial, podem ser feitas as demais configurações do evento pela seção Configurações > Configurações iniciais.

As "configurações iniciais" só serão exibidas após salvar a criação do evento (estrutura inicial), e só então serão exibidos vários outros blocos para serem configurados, como gestores, local do evento, categorias, atividades, etc.

Como isentar o boleto de um participante?

No menu de gestão do evento, clique em Secretaria > Boletos e guias de pagamento. Localize o participante que deseja isentar, e, na última coluna (Ações), clique no botão Isentar. Tanto Gestores, quanto Secretários conseguem aplicar a isenção.

Atenção: a isenção é concedida ao boleto gerado para o participante. Se existirem outros boletos para o mesmo participante, para isentá-los é necessário repetir os passos anteriores.

O site do meu evento não está gerando boletos

Verifique as configurações de suas categorias, datas de inscrição e vencimento. Se o evento estiver sendo configurado e nenhum boleto foi gerado ainda, verifique com a equipe financeira se já foi liberado um código de arrecadação para o seu evento.

Atenção! Isso só irá ocorrer quando o projeto do evento tiver tramitado e for do conhecimento da Diretoria Financeira.

O participante pagou o boleto mas ainda não foi reconhecido

Em primeiro lugar, leve em conta o prazo para repasse da informação de quitação por parte do banco. Este processo pode levar até dois dias úteis. Se o prazo foi cumprido solicite ao participante que envie o comprovante de pagamento para análise. De posse do comprovante procure a Diretoria Financeira para que seja averiguada a situação

Como incluir coautores quando o trabalho já foi submetido?

Se o autor por algum motivo não incluiu um ou mais coautores do trabalho o gestor pode incluir na tela Submissões > Distribuição e controle de avaliações e siga os passos:

• Localize na coluna Ações o ícone “Coautores”.
• Clique e na tela seguinte inclua o(s) coautor(es).

Observação: Note que você deve informar também a ordem na qual os coautores serão exibidos.

Como evitar que um trabalho aceito na avaliação seja publicado no site de anais?

Se, por algum motivo, você não queira que um trabalho aprovado na fase de avaliação seja publicado no site de anais do seu evento registre um termo final como “Rejeitado”. Essa é uma ação de intervenção que pode ser realizada pelos gestores a qualquer tempo. O histórico de avaliações será preservado, mas o trabalho constará como rejeitado e não aparecerá na relação de trabalhos publicados no site de anais.

Como permitir a avaliação de trabalhos sem a quitação do boleto?

O Tipo de tarifação, nas Regras da categoria é o que controla a liberação ou o bloqueio do trabalho para avaliação. Caso esteja definido como Pré-pago os trabalhos somente poderão ser avaliados após a confirmação de pagamento do boleto. Com esse tipo de configuração você garante que apenas os trabalhos de autores pagantes serão avaliados/publicados.

Caso contrário, se você definir o tipo de tarifação como Pós-pago, o sistema libera o trabalho para avaliação logo após a distribuição, não realizando qualquer bloqueio. Neste cenário, um trabalho de um autor que não tenha efetuado o pagamento poderá ser publicado. Avalie qual é a melhor opção para o seu evento e escolha.

Como ocorre o processo de avaliação de submissões?

Inicialmente você deve distribuir os trabalhos entre os avaliadores vinculados aos comitês científicos do seu evento. Para isso clique em Submissões > Distribuição e controle de submissões. Os trabalhos que ainda não foram distribuídos serão mostrados na aba Distribuição. Na coluna ações clique em Distribuir e indique um avaliador para o trabalho.

O registro de presença pelo participante não está aparecendo

Em primeiro lugar, certifique-se de que no cadastro da atividade, em Configurações > Configurações iniciais > Atividades, estão marcadas as opções Permite registro de presença pelo participante? e Permite registros/ajustes de frequência?.

Em seguida, verifique se a atividade possui uma faixa de horário configurada corretamente.

Caso as configurações estejam corretas no cadastro da atividade e mesmo assim o botão para registro de presença não esteja sendo exibido, certifique-se de que nos locais de realização tenham sido informados os turnos.

Exemplo: se uma atividade está ocorrendo em uma determinada data das 09:00 às 12:00, você deve incluir o turno “Manhã” no local de participação. Os locais e turnos de realização podem ser configurados a partir da tela Configurações > Configurações iniciais.

Como desativar a edição de um questionário preenchido pelo participante?

Para desativar a visualização e edição de questionários que já foram respondidos pelos participantes, é preciso solicitar a desativação do questionário para um administrador do SGE em Cadastros > Ficha complementar e questionários.

Dessa forma, os questionários respondidos ficam salvos para exportação posterior em Secretaria > Questionários.

Mas atenção!!! Assim que o questionário for DESATIVADO por um administrador, os novos participantes não poderão responder esse questionário ao se inscrever no evento. Ele só é exibido enquanto estiver ATIVO e, portanto, sendo possível editar.

Onde está o código para registro de presença dos participantes?

O código para registro de presença no menu do participante estará disponível para os gestores dentro das configurações do evento, em Configurações > Configurações Iniciais > Atividades > Código da atividade.

Importante lembrar que o código só poderá ser registrado no momento do acontecimento da atividade, que deve ser devidamente cadastrada pelo gestor, acessando: Configurações > Configurações Iniciais > Atividades > Encontrar a atividade que será cadastrado o horário > Botão lápis (editar) > Faixas de horário.

É possível definir uma data limite para envio de comprovantes em uma determinada Categoria?

Sim, na aba Comprovantes da Categoria é possível definir uma data limite para envio de cada um dos comprovantes configurados. Se a data não for preenchida, o sistema irá aceitar o envio de comprovantes a qualquer tempo.

Criação de usuário no SGE para crianças que não possuem e-mail próprio?

Como é um campo obrigatório, caso a criança não possua e-mail próprio, será necessário que seja informado um endereço de e-mail secundário do responsável vinculado ao cadastro do menor, pois sem preencher esse campo, não é possível finalizar o processo de criação de usuário.