Lyceum Secretaria

Informações gerais

Descrição

O Lyceum Secretaria é um dos módulos do sistema acadêmico voltado ao uso das secretarias acadêmicas da Unicentro.

Ele reúne as funcionalidades administrativas relacionadas à gestão acadêmica de alunos e cursos, permitindo o acompanhamento e registro de informações de forma centralizada e integrada com os demais módulos do sistema.

Principais funcionalidades

• Cadastro e manutenção de dados de alunos: permite consultar, alterar e registrar informações pessoais, acadêmicas e de documentos.

• Gestão de matrículas: inclui matrícula inicial, rematrícula, cancelamento, trancamento e reabertura de vínculo.

• Controle de disciplinas e turmas: possibilita o gerenciamento de ofertas, docentes, inscrições e ajustes de matrícula em disciplinas.

• Gestão de agendas e horários: criação e alteração das agendas, horários e listas de frequência das turmas.

• Histórico e vida acadêmica: permite gerar históricos, boletins, declarações e outros documentos institucionais.

• Acompanhamento de currículos, cursos e séries: fornece recursos para verificar o cumprimento das exigências curriculares, pré-requisitos e progressão do aluno.

• Emissão de relatórios: como atestados, declarações, históricos.

Como acessar

O acesso ao Lyceum Secretaria é feito através de unicentro.br/secretaria, onde devem ser informadas as credenciais de acesso para efetuar o login.

O módulo é destinado principalmente aos servidores das secretarias acadêmicas, coordenadores de curso e setores administrativos que necessitam realizar operações acadêmicas. O acesso é controlado pela COORTI, mediante Ordem de Serviço, e os perfis de acesso são configurados conforme as atribuições do usuário

Primeiro acesso

O primeiro acesso ao Lyceum Secretaria requer a criação de credenciais, que deve ser solicitada à COORTI por meio de uma Ordem de Serviço no SGU.

A Ordem de Serviço deve indicar o setor de atuação do usuário, para que sejam atribuídos os padrões de acesso e permissões correspondentes.

Recuperação de senha

A recuperação de senha, assim como o primeiro acesso, pode ser solicitada através de uma Ordem de Serviço no SGU.

Permissões e Padrões de acesso

Os padrões de acesso no Lyceum Secretaria definem quais funcionalidades, telas, relatórios e tipos de dados cada usuário pode visualizar ou alterar dentro do sistema. Eles são configurados conforme o perfil de atuação do servidor na instituição e visam garantir segurança, integridade e rastreabilidade das informações acadêmicas.

Os padrões são criados e gerenciados pela COORTI e aplicados aos usuários no momento da criação do login.

Em situações específicas, os padrões podem ser personalizados ou ajustados conforme a necessidade do setor, mediante justificativa formal. Qualquer solicitação de novo acesso, alteração de padrão ou liberação adicional deve ser feita via Ordem de Serviço para a COORTI, especificando o setor de atuação do usuário e o tipo de permissão necessária.

Solicitação de Serviço

No Lyceum Secretaria, são realizadas as aprovações dos serviços solicitados.

A consulta e o acompanhamento das solicitações podem ser feitos por meio da tela Serviços Solicitados (TATD058D).

Para localizar uma solicitação específica, utilize os filtros disponíveis na tela, como Serviço, Status e Docente.

Ao selecionar uma solicitação é possível visualizar seus dados na aba Parâmetros Escolhidos.

Para realizar a aprovação clique em Efetuar andamento e será redirecionado para a tela de Andamento de Serviço.

Nesta tela é possível adicionar um comentário, anexar arquivo e efetuar o andamento como desejado: Deferir, Indeferir ou Cancelar Solicitação.

OBS:

• Apenas usuários autorizados podem dar andamento em uma solicitação. A solicitação de permissão pode ser feita através de uma Ordem de Serviço para COORTI.
• Na tela Serviços Solicitados, são exibidas todas as solicitações registradas para TODOS os cursos. Antes de realizar qualquer ação, verifique se a solicitação pertence ao setor de conhecimento ou departamento correspondente ao que você deseja acessar ou aprovar.

Relatórios

No Lyceum Secretaria é possível emitir diferentes relatórios acadêmicos, que reúnem informações consolidadas do sistema para apoio às atividades administrativas e acadêmicas.

Existem três tipos principais de relatórios disponíveis:

• Relatórios nativos: disponibilizados pela própria Techne como parte padrão do sistema Lyceum.

• Relatórios customizados pela Techne: adaptados para atender demandas específicas da instituição.

• Relatórios desenvolvidos pela COORTI: criados internamente para contemplar necessidades exclusivas da Unicentro.

Os relatórios são organizados em grupos, conforme o conteúdo apresentado. Os relatórios desenvolvidos pela COORTI estão agrupados em:

Acadêmico Unicentro

Acadêmico Unicentro Pós-Graduação

O acesso aos relatórios é definido de acordo com os padrões de acesso dos usuários do sistema.

Emissão de Relatórios

A emissão é realizada na tela Emissão de Relatórios (TATD059D).

Para emitir um relatório:

1. Acesse a tela de Relatórios.
2. Utilize os filtros para localizar o relatório desejado (é possível filtrar por grupo ou nome).
3. Clique no ícone da coluna Emitir.
4. Na janela aberta, preencha os parâmetros de execução.
   • Parâmetros em negrito são obrigatórios.
   • Os demais são opcionais e podem ser usados para refinar os resultados.
5. Clique em Emitir Relatório.

Relação relatórios

Relação comparativa dos relatórios da versão antiga do Lyceum com a versão atual.

RELATÓRIO ANTERIOR	RELATÓRIO NOVO	DESCRIÇÃO
Aca_Total_Matriculados	Aca_Total_MatriculadosV2	Total de matriculados no curso por série
AcaBoletimAnterior	AcaBoletimAnteriorV2	Boletim do aluno - Período anterior
AcaCertificado	AcaCertificadoV2	Atestado de Conclusão de Curso
AcaMatrEnderAlfa	AcaMatrEnderAlfaV2	Listagem de alunos matriculados, com endereço
Alunos_disciplinas	Alunos_disciplinasV2	Relação de alunos com pendências nas disciplinas do curso
Atest_Cancelamento	Atest_trancamento / Atest_cancelamentoV2	Atestado de cancelamento ou trancamento
Atest_formando	Atest_formandoV2	Atestado de possível formando
Atestado_2024	Atest_ingressanteV2	Atestado de ingressante
Atest_matr_boletim	Atest_matr_boletimV2	Atestado de matrícula com boletim
Atest_matr_horario	Atest_matr_horarioV2	Atestado de matrícula com horário
Atestado_apto_matr	Atestado_apto_matrV2	Atestado de aluno apto a efetuar matrícula
Atestado_Matricula	Atestado_matriculaV2	Atestado de Matrícula de aluno
Aval_Freq	Aval_FreqV2	Resumo de Notas e Faltas do Histórico Escolar
Certificado_Pos_un_2	Certificado_Pos_un_2V2	Certificado de Pós-Graduação - espaçamento compacto
Certificado_Pos_un_3	Certificado_Pos_un_3V2	Certificado de Pós-Graduação - espaçamento interm
Coeficiente_Alunos	Coeficiente_alunosV2	Coeficiente escolar dos alunos
Coeficiente_escolar	Coeficiente_escolarV2	Atestado de Coeficiente escolar de aluno
Etiquetas_formandos	Etiquetas_formandosV2	Emite etiquetas para pastas de possíveis formandos
Exercicio_domiciliar	Exercicio_domiciliarV2	Exercício Domiciliar ou Plano de Reposição
	Freq_aproveitamentoV2	Frequência e aproveitamento dos alunos
Hist_completo_lato	Hist_completo_latoV2	Histórico Lato Sensu
Historico_Stricto	Historico_StrictoV2	Histórico escolar Stricto Sensu
	Livro_Classe_historicoV2	Livro de classe com período encerrado
Livro_classe_stricto	Livro_classe_strictoV2	Livro de Classe - Stricto Sensu
LIVRO_CLASSE_A4	Livro_ClasseV2	Livro de Classe em formato A4
Matric_disciplinas	Matric_disciplinasV2	Lista de alunos matriculados por turma
Matriculados_turma	Matriculados_turmaV2	Situação de turmas e alunos matriculados
Req_matric / Req_matric_1 / Req_matric_2 / Req_matric_cota / Req_matric_Cotas_1 / Req_matric_Cotas_2	Req_matricV2	Requerimento de matrícula
Res_Discip_Alunos	Res_Discip_AlunosV2	Resumo de situação acadêmica por aluno
Turmas_Cursos	Turmas_CursosV2	Turmas por curso - conferência anterior à matrícula

Consultas dinâmicas

As consultas dinâmicas são uma alternativa para a obtenção de dados do Lyceum.

A principal diferença em relação aos relatórios está no formato dos arquivos gerados: as consultas apresentam os dados em formato de tabela, de maneira mais crua e voltada para análise ou exportação.

Os dados extraídos podem ser:

• Visualizados diretamente na tela, ou
• Exportados nos formatos CSV, XLS, HTML ou TXT.

Também é possível selecionar quais colunas serão incluídas na exportação, conforme a necessidade.

Geração de consulta dinâmica

Para gerar uma consulta dinâmica:

1. Acesse a tela Exportação de Dados em Arquivo (TATD076D).
2. Localize a consulta desejada (é possível filtrar por nome).
3. Informe os parâmetros da mesma forma que é feito na emissão de relatórios.
4. Escolha se deseja incluir o nome das colunas na primeira linha.
5. Defina se todas as colunas serão exportadas:
   • Se marcar Não, será exibida a lista de colunas disponíveis para seleção.

Escolha o formato de exportação desejado.

Clique em Exportar Dados para gerar o arquivo, ou em Visualizar para abrir os resultados em tela.

Importação de documentos para o acervo do aluno

Aplicação de migração

• Para importação dos arquivos dos documentos do aluno, há uma aplicação própria para essa atividade. Ela será responsável por coletar os arquivos de um diretório fonte e copiá-los para o repositório do sistema acadêmico, e indexá-lo ao prontuário do acadêmico.
  
• A verificação de novos arquivos no diretório fonte pela aplicação é feita a cada 1 minuto, quando o procedimento não está pausado na Tabela Geral "ServicoMigracaoDocs", no portal da Secretaria.
  
• Para que a importação seja feita com sucesso, as pastas e arquivos devem estar corretamente criadas no diretório fonte, conforme o padrão exigido e exemplificado abaixo.

Padrão de nomes de pastas e arquivos para importação

• No diretório fonte, deve existir uma subpasta para cada aluno, e dentro dela que serão colocados os arquivos dos documentos para importação.
• A subpasta do aluno deve ser nomeada com o Registro Acadêmico do aluno (RA), mais o símbolo de underline ( _ ), e o número do CPF do mesmo, ficando formado no final como <RA>_<CPF>.
  • Exemplo: aluno de RA "11111223444", e CPF "55555555555", o nome de pasta fica "11111223444_55555555555".

Compartilhamento do diretório fonte para cópia de arquivos

• O diretório fonte, onde a aplicação irá copiar os arquivos do documentos do acadêmico para o repositório do sistema, está compartilhada na rede lógica, para que os operadores das DIAPs possam disponibilizar os arquivos para tal ação. O compartilhamento pode ser acessado a partir de
  • \\gpb-lyceum-rel\Importacao_Acervo$
• O acesso a essa pasta é restrito a uso dentro da Intranet institucional (computadores do domínio, e ligados à rede cabeada), e a grupos de usuários de rede específicos.
• Uma vez migrados os arquivos para o prontuário, eles não serão copiados novamente, mesmo que acha substituição de um arquivo por uma versão mais recente; a alteração, caso necessária, deve ser feita via o portal da Secretaria.

Configurações na Secretaria

Documentos por Processo

Tela TAOP033: Nesta tela, na parte 1 (Processos de documentos), localize o processo Migracao (descrição "Processo para migração de documentos físicos").
O processo é responsável pelas configurações de armazenamento dos arquivos do aluno, conforme informações a seguir.

• Na parte 1, são as próprias configurações do processo Migração.
  • Coluna Forma de Armazenamento: definido como "Diretório", pois o armazenamento será feito em hardware local, da própria Unicentro.
  • Coluna Diretório: caminho de armazenamento dos arquivos nos servidores locais.
• Na parte 2, é a lista e a configuração dos Documentos a serem importados:
  • Coluna Documento: o código define o nome de arquivo de documento que será procurado no diretório do aluno para ser importado - foi seguida a mesma sequência de códigos de documentos que está sendo usada no SGU Matrículas. Exemplo: o documento 08, que está definido como a fotocópia do certificado militar, a aplicação procurará pelo arquivo 08.pdf no diretório do aluno.
  • Coluna Nome: é a descrição do documento em si.
  • Coluna Obrigatório: .
  • Coluna Tipo documento: para alguns documentos, podem existir tipos de documentos de acervo já predefinidos - isso é definido na tela TCONF177D.
  • Coluna Configurar extensões: contém o botão para configurar as extensões permitidas de arquivo para o documento. Se não configurado, pega o padrão definido no sistema.

Tabela Geral

Nesta tela, localize a Tabela/Descrição "ServicoMIgracaoDocs": ele armazena as configurações de execução da aplicação no servidor.
Na parte 3 da tela, onde se visualiza os itens da tabela, estão as duas configurações possíveis.

• AtualizarListaDiretorios: caso esteja como "S", ele irá buscar novas pastas no diretório para migrar a cada execução; caso esteja como "N", ele irá processar apenas as pastas que já estão cadastradas em LY_SERVICO_MIGRACAO_DOC.
• Pausar: caso esteja "S", a migração ficará pausada; se alterada para "N", a aplicação ficará em constante busca por novos arquivos. É importante manter este item como "S", e só alterar para "N" quando for necessário migrar documentos, para economia de recursos de servidor.

Prontuário de Documentos da Pessoa

Nesta tela, podem ser visualizados os documentos importados do aluno. É dividida em 3 partes:

• Parte 1 são os filtros de pesquisa da pessoa;
• Parte 2 é a lista de documentos, quando uma pessoa selecionada na parte 1;
• Parte 3 são os dados de um documento em específico, quando selecionado na parte 2. Nesta parte podem ser feitas inclusões, alterações ou exclusões de informações existentes.

Perguntas frequentes

• Solicitação de reposição de aula não aparece para aprovação ou não deixa dar andamento

-> Verificar se na solicitação do docente foram enviados todos os parâmetros obrigatórios.

• Erro “Horário operacional já cadastrado” ao trocar docente

->Esse erro pode ocorrer quando existe uma diferença entre a unidade física da agenda e a da turma. Revisar e padronizar a unidade física das agendas conforme a turma.

• Quantidade de aulas dadas maior que o previsto

->Verificar se foram cadastradas faltas diárias e faltas acumuladas ao mesmo tempo, o que duplica a contagem de aulas. Para graduação presencial manter apenas o registro de faltas diárias, que já contabiliza automaticamente o total.

• Erro “A ocorrência é inválida” ao trocar docente

->Em algumas agendas havia registros com a ocorrência “N”, que o sistema não reconhece como válida. Remover essas ocorrências para permitir a atualização correta do docente.

• Mesmo alterando a senha do docente não é possível fazer login

->Verifique a tela "Alteração de Senha do Docente" (TDOC017D) e confirme que os campos "Desabilitado em" e "Motivo" estejam vazios. Se algum desses campos estiver preenchido, limpe-o e tente o login novamente.

• Docente não consegue visualizar turma no DOnline

-> Verificar na tela "Lotação" no Secretaria se o docente está vinculado à unidade responsável da turma.

• Não aparece os dados do processo seletivo no relatório de Histórico Escolar

-> Verificar se as informações estão cadastradas em Dados do Processo Seletivo (TPSE001D).