Lyceum Secretaria

Informações gerais

Descrição

O Lyceum Secretaria é um dos módulos do sistema acadêmico voltado ao uso das secretarias acadêmicas da Unicentro.

Ele reúne as funcionalidades administrativas relacionadas à gestão acadêmica de alunos e cursos, permitindo o acompanhamento e registro de informações de forma centralizada e integrada com os demais módulos do sistema.

Principais funcionalidades

• Cadastro e manutenção de dados de alunos: permite consultar, alterar e registrar informações pessoais, acadêmicas e de documentos.

• Gestão de matrículas: inclui matrícula inicial, rematrícula, cancelamento, trancamento e reabertura de vínculo.

• Controle de disciplinas e turmas: possibilita o gerenciamento de ofertas, docentes, inscrições e ajustes de matrícula em disciplinas.

• Gestão de agendas e horários: criação e alteração das agendas, horários e listas de frequência das turmas.

• Histórico e vida acadêmica: permite gerar históricos, boletins, declarações e outros documentos institucionais.

• Acompanhamento de currículos, cursos e séries: fornece recursos para verificar o cumprimento das exigências curriculares, pré-requisitos e progressão do aluno.

• Emissão de relatórios: como atestados, declarações, históricos.

Como acessar

O acesso ao Lyceum Secretaria é feito através de unicentro.br/secretaria, onde devem ser informadas as credenciais de acesso para efetuar o login.

O módulo é destinado principalmente aos servidores das secretarias acadêmicas, coordenadores de curso e setores administrativos que necessitam realizar operações acadêmicas. O acesso é controlado pela COORTI, mediante Ordem de Serviço, e os perfis de acesso são configurados conforme as atribuições do usuário

Primeiro acesso

O primeiro acesso ao Lyceum Secretaria requer a criação de credenciais, que deve ser solicitada à COORTI por meio de uma Ordem de Serviço no SGU.

A Ordem de Serviço deve indicar o setor de atuação do usuário, para que sejam atribuídos os padrões de acesso e permissões correspondentes.

Recuperação de senha

A recuperação de senha, assim como o primeiro acesso, pode ser solicitada através de uma Ordem de Serviço no SGU.

Permissões e Padrões de acesso

Os padrões de acesso no Lyceum Secretaria definem quais funcionalidades, telas, relatórios e tipos de dados cada usuário pode visualizar ou alterar dentro do sistema. Eles são configurados conforme o perfil de atuação do servidor na instituição e visam garantir segurança, integridade e rastreabilidade das informações acadêmicas.

Os padrões são criados e gerenciados pela COORTI e aplicados aos usuários no momento da criação do login.

Em situações específicas, os padrões podem ser personalizados ou ajustados conforme a necessidade do setor, mediante justificativa formal. Qualquer solicitação de novo acesso, alteração de padrão ou liberação adicional deve ser feita via Ordem de Serviço para a COORTI, especificando o setor de atuação do usuário e o tipo de permissão necessária.

Solicitação de Serviço

No Lyceum Secretaria, são realizadas as aprovações dos serviços solicitados.

A consulta e o acompanhamento das solicitações podem ser feitos por meio da tela Serviços Solicitados (TATD058D).

Para localizar uma solicitação específica, utilize os filtros disponíveis na tela, como Serviço, Status e Docente.

Ao selecionar uma solicitação é possível visualizar seus dados na aba Parâmetros Escolhidos.

Para realizar a aprovação clique em Efetuar andamento e será redirecionado para a tela de Andamento de Serviço.

Nesta tela é possível adicionar um comentário, anexar arquivo e efetuar o andamento como desejado: Deferir, Indeferir ou Cancelar Solicitação.

OBS:

• Apenas usuários autorizados podem dar andamento em uma solicitação. A solicitação de permissão pode ser feita através de uma Ordem de Serviço para COORTI.
• Na tela Serviços Solicitados, são exibidas todas as solicitações registradas para TODOS os cursos. Antes de realizar qualquer ação, verifique se a solicitação pertence ao setor de conhecimento ou departamento correspondente ao que você deseja acessar ou aprovar.

Importação de documentos para o acervo do aluno

Aplicação de migração

A aplicação de migração efetua a importação dos arquivos dos acadêmicos para o prontuário do aluno: ela faz a verificação de existência de novos a cada 1 minuto, desde que não esteja pausado na secretaria (vide abaixo o item Tabela Geral).

Para que a importação seja feita com sucesso, as pastas e arquivos devem estar corretamente criadas conforme o padrão exigido.

Padrão de nomes de pastas e arquivos para importação

Para cada documentação de aluno, deve existir uma pasta, cuja nomenclatura deve seguir o padrão de

Registro Acadêmico do aluno (RA) + underline ( _ ) + número do CPF do aluno (<RA>_<CPF>).

Exemplo: aluno de RA 11111223444, e CPF 55555555555, o nome de pasta fica 11111223444_55555555555.

Pasta compartilhada para transição de arquivos

Para importação dos arquivos para o acervo digital do aluno, as pastas contendo os arquivos dos alunos devem ser copiadas para

\\gpb-lyceum-rel\Importacao_Acervo$

O acesso a essa pasta é restrito a grupos de usuários de rede específicos. Uma vez migrados os arquivos para o prontuário, eles não serão copiados novamente, mesmo que acha substituição de um arquivo por uma versão mais recente; a alteração, caso necessária, deve ser feita via Secretaria.

Configurações na Secretaria

Documentos por Processo

Nesta tela, localize o processo Migracao (descrição "Processo para migração de documentos físicos"). Ele é responsável pelas configurações de armazenamento dos arquivos do aluno, a saber:

• Diretório: caminho de armazenamento dos arquivos nos servidores locais.
• Documentos: lista dos documentos a serem importados. A primeira coluna (Documento) define o nome de arquivo de documento que irá procurar no diretório do aluno. Exemplo: documento 08, que é a fotocópia do certificado militar, procurará pelo arquivo 08.pdf no diretório do aluno.
• Ainda sobre os documentos, a numeração segue a mesma ordem da numeração no SGU Matrículas.

Tabela Geral

Nesta tela, localize a Tabela/Descrição "ServicoMIgracaoDocs": ele armazena as configurações de execução da aplicação no servidor.
Na parte 3 da tela, onde se visualiza os itens da tabela, estão as duas configurações possíveis.

• AtualizarListaDiretorios: caso esteja como "S", ele irá buscar novas pastas no diretório para migrar a cada execução; caso esteja como "N", ele irá processar apenas as pastas que já estão cadastradas em LY_SERVICO_MIGRACAO_DOC.
• Pausar: caso esteja "S", a migração ficará pausada; se alterada para "N", a aplicação ficará em constante busca por novos arquivos. É importante manter este item como "S", e só alterar para "N" quando for necessário migrar documentos, para economia de recursos de servidor.

Prontuário de Documentos da Pessoa

Nesta tela, podem ser visualizados os documentos importados do aluno. É dividida em 3 partes:

• Parte 1 são os filtros de pesquisa da pessoa;
• Parte 2 é a lista de documentos, quando uma pessoa selecionada na parte 1;
• Parte 3 são os dados de um documento em específico, quando selecionado na parte 2. Nesta parte podem ser feitas inclusões, alterações ou exclusões de informações existentes.

Perguntas frequentes

• Solicitação de reposição de aula não aparece para aprovação ou não deixa dar andamento

-> Verificar se na solicitação do docente foram enviados todos os parâmetros obrigatórios.

• Erro “Horário operacional já cadastrado” ao trocar docente

->Esse erro pode ocorrer quando existe uma diferença entre a unidade física da agenda e a da turma. Revisar e padronizar a unidade física das agendas conforme a turma.

• Quantidade de aulas dadas maior que o previsto

->Verificar se foram cadastradas faltas diárias e faltas totais ao mesmo tempo, o que duplica a contagem de aulas. Para graduação presencial manter apenas o registro de faltas diárias, que já contabiliza automaticamente o total.

• Erro “A ocorrência é inválida” ao trocar docente

->Em algumas agendas havia registros com a ocorrência “N”, que o sistema não reconhece como válida. Remover essas ocorrências para permitir a atualização correta do docente.

• Mesmo alterando a senha do docente não é possível fazer login

->Verifique a tela "Alteração de Senha do Docente" (TDOC017D) e confirme que os campos "Desabilitado em" e "Motivo" estejam vazios. Se algum desses campos estiver preenchido, limpe-o e tente o login novamente.