BrOffice

BrOffice.org / MsOffice – algumas perguntas frequentes

Em minha empresa, sempre surgem problemas com formatos de arquivos do MS-Office e do BrOffice. Qual a forma correta de tratar essa questão?

Esta questão requer um embasamento conceitual, afim de evitar o simples “adestramento”, infelizmente, tão comum entre os usuários de sistemas informatizados. Todos os conceitos abaixo se referem ao Microsoft Office até a versão 2003. A versão 2007 mudou completamente o seu formato de arquivos, como é de praxe ocorrer entre as diferentes versões deste software por questões mercadológicas (forçar o usuário a mudar de versão).

Formato de arquivos BrOffice.org x MS-Office

Um formato de arquivo eletrônico especifica como são organizados internamente os dados (texto, figuras, tabelas, etc) e as instruções de como recuperá-las, afim de possibilitar sua exibição em um monitor de vídeo, ou enviar para uma impressora.

Padrões fechados x padrões abertos

Este formato pode ser exclusivo e considerado “segredo” de um fornecedor, ou pode ser aberto, seguindo padrões internacionais, como as normas da ISO.

No caso dos pacotes de software para aplicações de escritório (Office suites), a Microsoft adota o primeiro modelo, ou seja, um formato de arquivo fechado que só ela conhece e não divulga, já o BrOffice.org, OpenOffice.org, StarOffice, Koffice, Lotus Symphony, etc, utilizam-se de um formato aberto padronizado internacionalmente através da norma ISO/IEC 26300 e conhecido como OpenDocumentFormat, ou ODF. Esta mesma norma tem sua correspondente brasileira, a NBR ISO 26300, elaborada pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e específica para formatos de arquivos de software para escritório (texto, planilha eletrônica, slides de apresentação, gráficos vetoriais, fórmulas matemáticas e banco de dados).

Em princípio, usar um formato de arquivos da Microsoft, implica automaticamente em usar compulsoriamente um software da empresa. Ou seja, você tem que pagar para a Microsoft para poder ver e editar seus próprios dados. Na prática é um pouco diferente.

Através de processos de engenharia reversa, descobriu-se uma grande quantidade de detalhes do formato do arquivo da Microsoft, possibilitando assim, a outros softwares, tais como o BrOffice.org, poderem abrir e salvar arquivos neste formato com um bom nível de compatibilidade, que no entanto não chega a ser de 100%.

Os governos do mundo inteiro e o setor público de forma geral, iniciaram um esforço nos últimos anos no sentido de utilizar apenas padrões abertos, atendendo, assim, a princípios de preservação dos documentos públicos (como abriríamos um arquivo no formato da Microsoft daqui a 50 anos se a empresa, por exemplo, não existir mais ou não der mais suporte ao formato utilizado?) e de acessibilidade pelo cidadão a estes documentos, que no modelo fechado, para exercer seu direito, é obrigado a pagar uma taxa (adquirir o MS-Office custa mais de R$1.000,00 e pirataria é crime) a uma empresa privada para acessar documentos públicos.

Entendendo as extensões do nome dos arquivos, o formato dos arquivos, geralmente, pode ser reconhecido através das últimas três letras do seu nome, e que são separadas das demais através de um ponto. Estas últimas letras também são conhecidas como extensão ao nome do arquivo.

Tomemos como exemplo, um arquivo denominado notas_alunos.doc. A extensão doc refere-se a um arquivo que usa o formato de arquivo de texto do software Microsoft Word. Já um arquivo notas_alunos.odt, refere-se a um arquivo de texto do BrOffice.org-Writer (extensão odt). Continuando… um arquivo notas_alunos.xls refere-se a um arquivo da planilha eletrônica MS-Office Excel, ao passo que um arquivo notas_alunos.ods refere-se a um arquivo da planilha eletrônica do BrOffice.org – Calc.

A seguir um quadro relacionando os formatos de arquivos do BrOffice.org e do MS-Office:

Interoperabilidade entre os formatos da Microsoft e do BrOffice.org

Apesar do formato de arquivos da Microsoft ser fechado e sempre foi considerado “segredo”, através de técnicas de engenharia reversa, foi possível criar softwares que conseguem abrir e salvar arquivos neste formato. É certo que não há 100% de compatibilidade, havendo perdas quanto à formatação, especialmente se estivermos lidando com documentos relativamente complexos.

De forma geral podemos estabelecer os seguintes princípios:

• O MS-Office não consegue ler os arquivos gerados no formato nativo do BrOffice.org (odt, ods, odp);
• O BrOffice.org consegue ler e gravar arquivos no formato do MS-Office (doc, xls, ppt), com bom nível de compatibilidade.

O BrOffice.org pode, inclusive, ser configurado para operar diretamente com os formatos de arquivos do MS-Office, sem ser necessário recorrer ao menu Arquivo >> Salvar como…, porém, isto não é recomendado. Lembre-se! Não há 100% de compatibilidade entre os formatos dos arquivos e operar dessa forma, alternando os arquivos entre as duas aplicações, com certeza é a forma mais eficaz de “arrumar dor de cabeça” em algum momento. A recomendação é a seguinte:

• Utilize a capacidade que o BrOffice.org tem de ler os arquivos gerados pelo MS-Office, mas salve-os em seguida no formato nativo do mesmo (odt, ods, odp) e a partir daí utilize preferencialmente este formato, ou utilize o plugin Multisave para o BrOffice.org, que salva simultaneamente nos formatos doc, odf e pdf.
• Oriente os professores e demais interessados, para que sempre deem preferência ao formato aberto padrão ISO (utilizado pelo BrOffice.org), e que podem instalar o BrOffice.org de forma legal e segura, também em seus computadores pessoais mesmo que utilizem o Windows. Basta baixar o software de http://www.broffice.org/
• Oriente à quem esteja utilizando o MS-Office 2007, para que altere a configuração do programa, afim de que seja utilizado o formato doc, xls e ppt ao invés do formato docx, xlsx, pptx.
  
  

Linux educacional – Convivendo com os diferentes formatos no dia-a-dia

Infelizmente, até que todos se conscientizem da importância de usar apenas padrões abertos, teremos que conviver com a multiplicidade de formatos. Felizmente, não é necessário ser “cientista da Nasa” para gerenciar esta situação. A seguir, mostramos algumas práticas que, possivelmente, cobrem suas necessidades diárias.

Recomendações e informações finais

• Se for necessário trocar arquivos entre diferentes sistemas, e estes arquivos não precisarem ser editados, ou seja, a única finalidade é que sejam lidos ou impressos, o melhor formato de arquivo a utilizar é o PDF.
• Este tipo de arquivo é totalmente independente de sistema ou software, reproduzindo com exatidão, inclusive os diversos tipos de caracteres, mesmo que não existam no sistema aberto.
• O formato PDF também é padronizado internacionalmente (norma ISO/IEC 32000).
• O BrOffice.org já possui o recurso de exportar arquivos de qualquer de seus componentes (texto, planilha ou slides), para o formato PDF. Com o arquivo a ser exportado aberto, basta clicar em: Arquivo >> Exportar como PDF… >> Exportar >> Exportar
• Para dotar o MS-Office (e todas as outras aplicações do Windows) de recurso semelhante, pode ser instalado o software PDF Creator disponível em: http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/. Este software é livre e gratuito, podendo ser instalado e usado livremente em qualquer local e para qualquer fim. Este software cria uma impressora virtual no Windows, de forma que, para fazer a conversão de qualquer arquivo para PDF, basta carregá-lo e mandar imprimir através do diálogo completo (Arquivo >> Imprimir >>…), escolhendo a “impressora” PDF Creator.
• Anteriormente, afirmou-se que o MS-Office não tem a capacidade de ler e gravar arquivos no formato nativo do BrOffice.org. Na verdade, isto é possível sim, desde que se instale o plugin produzido pela empresa Sun Microsystems e que está disponível em: http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/get.jsp e serve para as versões do Ms-Office 2000, XP, 2003 e 2007. Recentemente a Oracle, que adquiriu a Sun Microsystems, passou a cobrar – muito caro – por uma cópia desse plugin, já que, para a empresa é antieconômico oferecer um plugin para um software concorrente do StarOffice – versão paga do OpenOffice.org/BrOffice.org – oferecida pela Oracle. No entanto, vale o que já foi dito anteriormente quanto à compatibilidade: ela não de 100%, embora não esteja tão longe assim desse ponto.
• Recomenda-se fortemente aconselhar a usuários do Microsoft Office 2007 que alterem a configuração do programa afim de gerar arquivos no mesmo formato do MS-Office 2003, sob pena de terem muitos problemas na troca de arquivos, inclusive com outros usuários de MS-Office de versões anteriores, e que são a ampla maioria no mercado.
  

Fonte:
ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO REGIONAL
GERÊNCIA REGIONAL DE EDUCAÇÃO
NTE – Núcleo de Tecnologia Educacional
JARAGUÁ DO SUL/SC

CALC

Como inserir dados e planilhas do Calc, como tabelas, em documentos do Writer

Quando copiados do BrOffice.org Calc e colados no BrOffice.org Writer os dados e/ou tabelas são incorporadas como objetos no BrOffice.org Writer. Quando colados dessa forma, para sua edição a tabela é aberta no BrOffice.org Calc, sendo que a mesma não fica com a formatação semelhante a formatação da tabela feita no próprio BrOffice.org Writer, o que prejudica a formatação dos documentos.

Para contornar este problema, selecione e copie os dados do BrOffice.org Calc e no BrOffice.org Writer acione o menu Editar – Colar Especial e selecione Link DDE e após clique no botão Ok. Dessa forma, os dados são inseridos no BrOffice.org Writer em uma tabela com formatação semelhante as tabelas feitas no próprio software.

Porém, essa tabela está vinculada ao arquivo de origem, ou seja o arquivo do BrOffice.org Calc com os dados originais e qualquer alteração feita neste arquivo do BrOffice.org Calc ocasionará alteração na tabela do BrOffice.org Writer.

Para evitar que isso ocorra, após inserir a tabela, acione o menu Editar – Vínculos aparecerá uma janela que contém o caminho dos arquivos vinculados. Selecione o caminho e acione Desvincular, assim o link entre o arquivo de origem e o documento atual será quebrado e as tabelas não serão mais modificadas pela alteração do arquivo original.

CALC - Vínculos em Arquivos Compartilhados (Linux e Windows)

CALC - Vínculos - Preparando ambiente

Objetivo:

Fornecer informações técnicas de implementação e utilização do recurso de vínculo, disponível no calc, para documentos que serão acessados por diversos usuários em rede através dos sistemas operacionais linux e windows.

Considerações iniciais:

- A função de vínculos do CALC funciona perfeitamente quando a edição ocorre somente em uma estação da rede. - Quando é necessário o acesso em rede ao documento matriz, alguns padrões precisam ser seguidos para que não ocorra a quebra de vínculos. - A função DDE não funciona entre os ambientes linux e windows, devido a forma como cada um trata esta função.

Implementação:

• 1) Colocar todos os documentos (matriz e vínculos) em um diretório de rede, preferencialmente no servidor de arquivos.
  
  

• 2) Nas estações windows mapear esta pasta de rede na unidade "V:".
  

• 3) Nas estações linux criar um diretório "V:" com permissão 777 no diretório raiz (/).
  
  

• 4) Ainda nas estações linux acrescentar no arquivo "/etc/security/pam_mount.conf.xml" as informações para montar a pasta de rede no diretório "/V:"
  
  

• 5) Configurar os vinculos no BrOffice da seguinte forma:

- Abra o documento matriz, escolha a célula que receberá o vinculo e clique em = (igual) - Abra o documento que será usado para fornecer os valores, selecione a célula com o valor e pressione ENTER.

• 6) Para atualizar os vinculos automaticamente, uma alternativa é criar uma macro:

Acesse o menu Ferramentas -> Macros -> Organizar Macros -> BrOffice.org Basic...

Clique em "Minhas macros -> Standard". No campo "Nome da macro" digite "Reler" e clique em "Novo":

Na tela de edição da macro, adicione o código da macro conforme o sistema operacional:

Windows:

sub Reler rem ---------------------------------------------------------------------- rem define variables dim document as object dim dispatcher as object rem ---------------------------------------------------------------------- rem get access to the document document = ThisComponent.CurrentController.Frame dispatcher = createUnoService("com.sun.star.frame.DispatchHelper") rem ---------------------------------------------------------------------- dispatcher.executeDispatch(document, ".uno:Save", "", 0, Array()) rem ---------------------------------------------------------------------- dispatcher.executeDispatch(document, ".uno:Reload", "", 0, Array()) end sub

Linux:

sub Reler rem ---------------------------------------------------------------------- rem define variables dim document as object dim dispatcher as object rem ---------------------------------------------------------------------- rem get access to the document document = ThisComponent.CurrentController.Frame dispatcher = createUnoService("com.sun.star.frame.DispatchHelper") rem ---------------------------------------------------------------------- dispatcher.executeDispatch(document, ".uno:Save", "", 0, Array()) rem ---------------------------------------------------------------------- dispatcher.executeDispatch(document, ".uno:Reload", "", 0, Array()) rem ---------------------------------------------------------------------- rem dispatcher.executeDispatch(document, ".uno:UpdateTableLinks", "", 0, Array()) end sub

• 7) Para facilitar a execução da macro recém criada, adicione ela à barra de tarefas.

Acesse o menu "Exibir -> Barras de ferramentas -> Personalizar":

Na guia "Barras de ferramentas" clique em "Adicionar":

Localize na lista "Macros do BrOffice.org -> Minhas macros -> Standard -> Module1 -> Reler". Clique em "Adicionar":

Devolta à janela "Personalizar", selecione "Reler" e clique em "Modificar -> Alterar ícone":

Escolha um ícone que represente a opção reler:

Pronto, um atalho para a macro será disponibilizado na barra principal:

• 8) LEMBRE-SE: Antes de fazer a atualização dos vínculos, esta macro salva as alterações atuais do documento!
  
  

Mala Direta com o BrOffice

Para se criar uma mala direta no BrOffice.org primeiramente deve-se ter uma fonte de dados registrada. Essa fonte de dados, pode ser um arquivo de texto, uma planilha do BrOffice.org Calc, arquivo Dbase, arquivo do Access, banco de dados (MySql, JDBC, Adabas, Oracle, etc.) entre outras. Arquivos .doc de mala direta do Microsoft Office não podem ser utilizados diretamente para a criação de mala direta no BrOffice.org. Entretanto, esses arquivos .doc podem ser convertidos facilmente em uma planilha do BrOffice.org Calc e assim utilizados como mala direta do BrOffice.org. Essa conversão, de maneira sucinta, pode ser feita através da seleção de toda a tabela do arquivo de mala direta do arquivo em .doc (o qual pode ser aberto através do Microsoft Office ou pelo BrOffice.org Writer), copiada para a memória (Ex. através da tecla de atalho CTRL-C) e colada em uma planilha em branco de um documento do BrOffice.org Calc (Ex. através da tecla de atalho CTRL-V).

Criação da mala direta

A criação da mala direta é realizada através do Assistente de Mala Direta acionado através do menu Ferramentas > Assistente de de mala direta...

Com o Assistente de mala direta aberto na primeira etapa escolha a opção Usar o documento atual para aplicarmos a mala direta no documento que já estamos editando.

Na segunda etapa do Assistente de mala direta selecione a opção Carta e clique em Próximo.

A próxima tela apresentada é a terceira etapa da mala direta. É nesta etapa que vamos escolher a nossa fonte de dados. Que pode ser uma planilha do BROffice Calc ou um banco de dados.

Com a janela Selecionar lista de endereços aberta escolha a opção Adicionar...

Será aberta uma janela para escolha de um arquivo. Procure o arquivo que você criou (documento do BrOffice.org Calc) e clique em Abrir; O nome do documento será listado na coluna Nome da janela Selecionar lista de endereços e o nome da planilha que o documento contém na coluna Tabela. Se houver mais de um nome nessa janela, selecione a que será utilizada e clique em OK;

OBS.: A seleção da fonte de dados somente deverá ser realizada uma única vez, tendo em vista que, a mesma fica registrada no BrOffice.org. Portanto, a partir desse momento, a fonte de dados selecionada estará disponível para todos os documentos do BrOffice.org de maneira permanente. Novamente na janela principal do Assistente de mala direta tem-se a opção de selecionar um bloco de endereço pré configurado. Como o documento será personalizado posteriormente, não é necessário marcar a opção Este documento deve conter um bloco de endereço. Feito isso clique em próximo;

A próxima tela apresentada é a quarta etapa (Criar saudação) onde pode-se escolher uma saudação padrão para o documento.

A opção editar documento é muito importante, pois deve-se inserir os campos de mala direta no documento. Para tanto deve-se iniciar edição do documento clicando em Editar documento... .

O Assistente de mala direta será minimizado e se resumirá a uma pequena janela no canto superior esquerdo do documento.

Para inserir os campos da mala direta, deve-se abrir a fonte de dados através do menu exibir --> Fontes de Dados ou através da tecla de atalho Ctrl-F4. A Fontes de Dados será exibida com a base de dados que foi selecionada e já aberta. Se isso não acontecer, na janela esquerda da Fontes de Dados escolha a base de dados de acordo com o nome que foi colocado no documento do BrOffice.org Calc que foi criado.

Com a tabela aberta clique sobre o cabeçalho da coluna e com o botão esquerdo do mouse pressionado arraste o campo para o local desejado no documento, conforme figuras abaixo:

Obs.: Deve ser selecionado o CABEÇALHO da tabela, caso contrário, se for selecionado um nome, será inserido apenas esse nome.

Clique em retornar ao Assistente de Mala Direta na janela que está minimizada do Assistente de Mala Direta;

De volta ao assistente clique em Próximo. Observe que aparecerá uma pequena janela mostrando o andamento da criação do arquivo. É nesse momento que é mesclado o documento inicial (Oficio Circular-Mala_Direta) com a base de dados de acordo com os campos que foram inseridos no documento inicial;

Nesta 7a etapa podem ser vistos todos os documentos mesclados, bastando clicar em Editar documento individual. Será aberto um documento sem título, ou seja um novo documento que ainda não foi salvo. Após visualizar e conferir os dados retorne ao assistente de mala direta e clique em próximo.

Nesta etapa deve-se salvar o documento. Pode-se salvar o documento inicial, sem mesclar com a mala direta, e também os documentos já mesclados, com todos os nomes da planilha. Escolhendo a opção Salvar documento inicial e clicando em Salvar documento inicial ele irá salvar apenas as alterações realizadas no documento original...

Escolhendo a opção salvar documentos mesclados, serão mostradas novas opções. Agora é só escolher salvar como um único arquivo para salvar todos os ofícios como um único documento ou ainda escolher salvar como documentos individuais para salvar o ofício de cada destinatário como um documento individual.

Nota: devido a forma de trabalhar do BrOffice com páginas direita e esquerda, na geração da mala direta será gerada uma página em branco para cada página do documento. Para não imprimir esta página em branco você deve configurar através do menu "Arquivo > Imprimir > Opções - [ ] Imprimir automaticamente páginas em branco inseridas" e desmarcar esta opção. A mesma opção também está disponível quando se for criar um arquivo PDF.

Escolhendo a opção Imprimir documento mesclado, serão mostradas novas opções. Agora é só escolher Imprimir todos os documentos para imprimir todos os ofícios criados (mala direta), na impressora selecionada, ou ainda imprimir somente parte selecionando e configurando a opção De... Para e clicar no botão Imprimir documentos.