Mala direta e Correspondência

Mala Direta – Etiquetas

No manual a seguir, mostraremos passo a passo como a mala direta é a forma mais fácil de se inserir dados em um documento, devido a forma dinâmica com que as informações são inseridas e possibilitando assim que, outros trabalhos possam utilizar a mesma base de dados.

Obs.: É importante deixar como padrão a impressora na qual sera impressa as etiquetas antes de começar seu trabalho. Caso contrario certas opções necessárias na hora da impressão não irão aparecer.

1ª Etapa: Criação de Planilha no BrOffice.org Calc conforme o modelo abaixo:

Obrigatoriamente os campos NOME, CURSO, INSCRIÇÃO, RG, PERÍODO E INSTITUIÇÃO, como no exemplo, devem pertencer a linha 1, um campo em cada coluna.

Após o término da tabela, salvar e fechá-la.

Abrir novamente a planilha que acabou de criar e salvar e clicar em: ARQUIVO -> NOVO -> BANCO DE DADOS.

Nesse momento, abre-se a janela ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS, onde na Etapa 1.Selecionar Banco de Dados, a opção CONECTAR A UM BANCO DE DADOS EXISTENTE deve ser selecionada e nela escolhida a opção desejada. Nesse caso, a opção PLANILHA foi selecionada. Em seguida deve-se clicar em PRÓXIMO.

Na Etapa 2.Configurar Conexão com a Planilha, clicando em PROCURAR, selecionar a planilha desejada e em seguida, novamente clicar PRÓXIMO.

Na última etapa desse assistente, Etapa 3.Salvar e Prosseguir, as seguintes opções devem se marcadas: Sim, registre o banco de dados para mim; Abrir o banco de dados para edição. Então clicar em CONCLUIR, conforme o modelo abaixo:

Após a conclusão desta etapa, salve o banco de dados que criou onde achar conveniente, e feche todas as janelas, inclusive o BANCO DE DADOS.

2ª Etapa: Iniciar a Criação de Etiquetas no BrOffice.org Writer:

Abra o Writer e siga os comandos abaixo: ARQUIVO -> NOVO -> ETIQUETAS

Na aba ETIQUETAS, localize na opção BANCO DE DADOS a planilha que salvou anteriormente. Na opção TABELA, selecione a opção PLANILHA1.

Os campos digitados anteriormente na planilha do BrOffice.org Calc, devem ser digitados neste quadro em branco (TEXTO DA ETIQUETA), na mesma ordem em que se apresentavam na planilha, caso contrário os dados presentes na etiqueta estarão incorretos.

Posicione o cursor após cada item digitado e dê um espaço, então selecione no CAMPO DO BANCO DE DADOS o item correspondente e o adicione ao campo do texto da etiqueta conforme o modelo abaixo:

Após isso na opção MARCA -> Selecione a opção AVERY A4.

Na opção TIPO, selecione o modelo [usuário].

Se ainda não configurou a marca AVERY A4, você deverá clicar na aba PAPEL e alterar as dimensões conforme o padrão de etiquetas que estiver usando. Abaixo, tabela com dados e dimensões das etiquetas mais utilizadas:

Após alterar, clique em SALVAR e uma janela como esta aparecerá:

Então, nas opções MARCA e TIPO coloque o nome de sua preferência e clique em OK.

Na aba OPÇÕES, os seguintes campos devem estar selecionados:

Página inteira; Sincronizar conteúdo.

Agora, clique em NOVO DOCUMENTO. Como o exemplo abaixo:

Ao selecionar essa opção, uma janela como esta abaixo, se abrirá:

Qualquer alteração deve ser feita neste momento, seja alteração no tipo de letra, ou no seu tamanho.

Uma alteração importante e necessária é em relação a margem da etiqueta, é preciso selecionar a primeira etiqueta e arrastar a régua superior, para uma medida de aproximadamente 0,5cm ou se preferir clique na aba:

FORMATAR -> PARÁGRAFO -> RECUOS E ESPAÇAMENTO. Em RECUO -> ANTES DO TEXTO, deixar com 0,5cm de espaço.

Lembrando que é necessário selecionar a primeira etiqueta e fazer nela todas as alterações, e somente depois clicar na janela SINCRONIZAR ETIQUETAS, para que todas fiquem iguais a primeira. Ver figuras a seguir:

Obs.: Nesse modelo, os dados da primeira etiqueta foram selecionados e foram alterados o tipo e o tamanho da letra e o recuo do parágrafo antes de sincronizar as etiquetas. Após clicar em SINCRONIZAR ETIQUETAS, as etiquetas seguirão o modelo a seguir:

É importante ressaltar que se clicar mais de uma vez em SINCRONIZAR ETIQUETAS sem ter feito nenhuma alteração, todas as etiquetas ficarão iguais a primeira, portanto qualquer alteração deve ser feita antes de clicar no botão SINCRONIZAR ETIQUETAS. 3ª Etapa: Finalização do Documento.

Clique em FORMATAR, em seguida PÁGINA, na aba página você deverá configurar as seguintes informações: 1 Formato - Carta, 2 Bandeja de papel - Papel manual, 3 clique Ok.

Trabalhando ainda nessa mala direta clique em ARQUIVO -> IMPRIMIR. Uma janela como esta abaixo se abrirá, clique em SIM.

Obs.: Os dados completos da etiqueta, só aparecerão no momento da impressão.

	Vale ressaltar que é necessário excluir manualmente as etiquetas que não serão utilizadas, selecionando e deletando-as.

Feito isso, uma janela como esta aparecerá:

Marque a opção DE (exemplificado na seta 1) e selecione o número de dados que deseja imprimir. Caso queira imprimir todos os arquivos, marque a opção TODOS. Então, selecione a opção IMPRESSORA e clique em OK, feito isso basta escolher a impressora e imprimir os documentos na folha de etiquetas desejada e clicar novamente em OK. Se desejar salvar, selecione a opção ARQUIVO e escolha o destino do documento. Lembrando que esse procedimento salvará apenas a carta-modelo, sendo necessário gerar as etiquetas quando trabalhar com as mesmas novamente.

Antes de imprimir a mala direta configure a impressora clicando em propriedades.

Apos acessar propriedades, na pagina aba clique em papel e configure as opções de entrada. No item 1 Tamanho de papel selecione CARTA, no item 2 Encaixar no tamanho do papel selecione CARTA, no 3 Bandeja de papel selecione BANDEJA MANUAL e no 4 Tipo de papel selecione ETIQUETAS, por fim clique Ok.