Dicas para a configuração do Site de Eventos

Planejamento do Evento

• A configuração do site é parte de todo o processo de realização do evento. Encare o processo de configuração dessa forma. O site é a primeira forma de contato dos participantes com seu evento. Sendo assim, faça um planejamento prévio das atividades, valores por categoria, prazos de pagamento, prazo para envio de resumos e assim por diante.

• Será oferecido aos participantes material em CD? Verifique a possibilidade e os prazos para geração desse material com a [1]. Estabeleça um período de postagem de arquivos com tempo hábil para avaliação e revisão para produção da mídia final.

Cadastro de Categorias

• As categorias definem as principais características dos participantes do evento (se a categoria é destinada a apresentação de trabalhos e de que forma, se receberá ou não material, oferecimento de alojamento e assim por diante). É importante atentar para as datas e características de envio de resumos/artigos, quando for o caso.
  

• Procure criar nomes claros e objetivos para cada categoria, pois esses nomes serão mostrados aos participantes no preenchimento do formulário de inscrição. Evite colocar nomes como "Geral", "Demais participantes", etc., pois esses nomes podem gerar dúvidas nos participantes. Procure utilizar nomes objetivos como "Profissional - Apresentador", "Estudante - apresentador", "Profissional - ouvinte" e assim por diante.
  

Cadastro de Tarifações

• O cadastro de tarifações é transparente para os participantes. Esse cadastro, no entanto, é de grande importância e tem como finalidade a definição de valores de inscrição para cada categoria. Podem ser definidas, inclusive, tarifações diferenciadas para uma mesma categoria em períodos diferentes. Isso significa que podem ser criadas faixas de valores crescentes, por exemplo, de acordo com a proximidade da data do evento.
  

• É importante lembrar que cada Categoria definida deve ter pelo menos uma tarifação associada. Se esse critério não for respeitado, os participantes não poderão concluir o processo de inscrição. Lembre-se sempre que a data limite de inscrição e período vigente da tarifação associada devem ser condizentes.