SGUWEB OS

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Edição feita às 09h06min de 18 de outubro de 2012 por Rmoreno (disc | contribs)

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SGUWEB - Módulo de Ordem de Serviço Institucional


Índice

Informações gerais

O módulo Ordem de Serviço (OS) é um sistema gestor de tarefas, colaborativo, que atenderá diversos setores da UNICENTRO que prestam serviços internos. O módulo permite a recepção de ordens de serviços, sua triagem e o controle dos atendimentos para sua resolução. Permite, também, a interação entre os solicitantes e atendentes através de mensagens, troca de arquivos e histórico das ações. Assim, todos os passos para a resolução da OS podem ser armazenados no sistema, apoiando a gestão do conhecimento organizacional. Ainda, o sistema permite o agendamento de ações, o controle de projetos, a verificação da agenda do setor e dos atendentes, apoiando o fluxo de informações.
Outra funcionalidade do módulo é a possibilidade do ajuste e acompanhamento de diversos indicadores de desempenho e de nível de serviço.
A ampla utilização desse sistema na instituição apoiará a otimização dos processos administrativos cujas execuções estão atreladas à prestação de serviços.


Instruções de utilização para o usuário

  • 2) A primeira ação a ser feita é logar-se ao sistema. Nesta janela você deve informar o seu login e sua senha do SGU, conforme o solicitado:
Sgulogin.jpg
  • 3) Após isso sera aberta uma nova tela, da qual deve ser clicado o ícone “Minhas Ordens de Serviço”
Minhas ordens de serviço 2.jpg
  • 4) A tela seguinte exibirá uma listagem com todas as suas ordens de serviços já abertas. Aqui você poderá consultar posteriormente informações de andamento e status de uma determinada OS.
Ordem.jpg
  • 5) Para abrir uma nova Ordem de Serviço, clique no botão “Novo”, que aparece no seu canto superior direito da tela. Irá aparecer a janela para o desenvolvimento da “Ordem de Serviço”
Desenvolvimento.jpg
  • 6) Nesta tela, você deverá informar os dados de sua Ordem de serviço, conforme os seguintes itens:
    • 1° - Selecione o Prestador : Exemplo “Coordenadoria de Tecnologia e Informação – Santa Cruz”
    • 2° - Selecione o Setor Solicitante : “O setor onde trabalha o usuário”.
    • 3° - Colocar o Ramal do Setor para contato.
    • 4°- Na aba “Solicitação” o usuário terá que fazer toda a descrição do problema.
    • 5°- Em “Responsável” é onde o usuário deve se identificar.
  • 7) Após todos os processos efetuados clique em “Enviar”. Irá aparecer a janela onde o usuário pode “Visualizar” ou “Alterar” a Ordem de Serviço.


Tutorial de uso em vídeo

Como fazer uma solicitação de serviço à Coorti - Ordem de Serviço


Gestão de atendimentos

01. Alguns prestadores permitem e a escolha do responsável pela Ordem de Serviço, caso contrário o gestor de atendimentos é quem determina o responsável conforme necessidade. O gestor ao visualizar o campo responsável em branco, deve clicar em alocar para encaminhar a Ordem de Serviço.

005.jpg

02. A pessoa escolhida no campo responsável é quem tem a finalidade de encerrar a Ordem de Serviço.

002.jpg

03. O gestor deve escolher no campo atendente a mesma pessoa do campo responsável ou então, conforme haja necessidade o gestor pode encaminhar a Ordem de Serviço para mais de uma pessoa atendê-la, pois a Ordem de Serviço pode conter vários atendimentos. Por exemplo o usuário pode solicitar em uma mesma ordem um pedido de criação de login e também o compartilhamento de uma pasta, sendo que o gestor da ordem pode direcionar a mesma para duas pessoas diferentes.

003.jpg

04. Após o direcionamento da Ordem de Serviço, no campo solução/encaminhamento o gestor ainda pode detalhar para cada atendente como as atividades devem ser realizadas. No campo serviço o gestor pode escolher o tipo de atendimento, como por exemplo, criação de login. Feito tudo isso, clique em salvar e fechar e posteriormente a ordem será encaminhada diretamente ao atendente.

004.jpg

Instruções de utilização para o Atendente

Visão geral

Filtros e alteração de prioridade

Ações

  • Para poder finalizar os Atendimentos é necessário que inclua uma ação, ou seja, o que o atendente fez referente a esse atendimento. Aqui temos um passo a passo de como incluir essa ação.
  • Após ter feito o atendimento da OS clique em Ação.

Ação.jpg

  • Após ter clicado em Ação siga as seguintes instruções: Onde está marcado em cor PRETA inclua a data e hora que o atendimento foi iniciado e concluído, logo onde está marcado em cor VERMELHA inclua a sua ação, ou seja, escreva o que você fez para solucionar o problema, na sequencia clique em SALVAR.

Dataehora.jpg

  • É necessário saber que se pode incluir mais de uma Ação na ordem de serviço.

Atendimento

Agendamento

  • Utilizamos a opção de Agendamento quando a O.S não pode ser atendida no dia de sua criação por alguns motivos. EX: setor fechado, solicitantes em reuniões, acumulo de O.S por parte dos atendentes, etc.
  • Após se deslocar ao setor e ver que não é possível fazer o atendimento o atendente deve criar um Agendamento, abra a O.S e clique em AGENDAMENTO.

Agendamento.jpg

  • Após ter clicado em Agendamento selecione a data que o atendimento será feito preenchendo o campo que está grifado em Vermelho, logo no campo grifado em Preto coloque o motivo pelo qual esse Agendamento foi criado e clique em Agendar.

Agendamento 2.jpg

  • Após ter feito o Atendimento no dia Agendado crie uma Ação contendo o que foi feito para solucionar o problema da O.S.

Agendamento ação.jpg

  • Após ter sido criada a Ação é necessário para finalizar a O.S que essa Ação seja associada com o Agendamento, para isso clique em Histórico.

Agendamento histórico.jpg

  • Após ter clicado em Histórico clique em Alterar.

Agendamento alterar.jpg

  • Após clicar em Alterar clique em selecionar campo marcado em Vermelho e associe com o Agendamento feito, logo clique em Salvar.

Agendamento final.jpg

Texto do cabeçalho

Finalização

Reabertura

Anexar arquivos

Adicionar seguidores

Interações

Encaminhamento de uma OS

  • Se utiliza a opção de ENCAMINHAMENTO quando ao atender a O.S é verificado que o problema só pode ser resolvido por outro setor.
  • Primeiramente clique em Atender.

Encaminhamento atender.jpg

  • Após ter clicado em Atender clique em Encaminhamento.

Encaminhamento agendar.jpg

  • Para concluir o Encaminhamento é necessário selecionar o campo que está em Vermelho e colocar o nome do Atendente que ira receber essa O.S, no campo grafado em Preto selecione o tipo de atendimento, onde está grifado em Verde adicione alguma informação sobre o problema verificado e logo clique em Salvar.

Selecionar atendente.jpg

Encerramento

Instruções de utilização para o Gestor